Finanzen im Griff: Lohnabrechnung für Freelancer und Selbstständige
Von
BN Redaktion
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Veröffentlicht am 17.05.2025- zuletzt aktualisiert am 22.05.2025 Ob Designer, Berater, Entwickler oder Texter – wer als Freelancer oder Selbstständiger arbeitet, genießt viele Freiheiten. Mit der Unabhängigkeit geht auch die Pflicht einher, sich selbst um alle finanziellen Angelegenheiten zu kümmern. Besonders die Lohnabrechnung, die auf den ersten Blick vielleicht »nur« Arbeitgeber betrifft, wird auch für Selbstständige relevant, wenn man Mitarbeiter, Minijobber oder freie Kollegen einsetzt.
In diesem Beitrag erfährst du, wie du die Lohnabrechnung als Selbstständiger sauber und stressfrei organisierst, welche Tools dabei helfen und worauf du besonders achten solltest.
Lohnabrechnung betrifft auch Selbstständige
Viele Freiberufler denken zunächst: »Ich stelle keine Angestellten ein, also brauche ich keine Lohnabrechnung.“ Doch die Realität sieht anders aus:
- Du beauftragst regelmäßig andere Selbstständige.
- Du beschäftigst Minijobber, Werkstudenten oder Teilzeitkräfte.
- Du planst, dein Solo-Business zu skalieren und benötigst Unterstützung.
In diesen Fällen bist du rechtlich verpflichtet, korrekte Lohnabrechnungen zu erstellen, Sozialabgaben zu berechnen und ggf. Lohnsteuer abzuführen. Auch wenn du selbst nur einen Minijob vergeben willst, darf der bürokratische Aufwand nicht unterschätzt werden.
Lohnabrechnung leicht gemacht
Komplizierte Excel-Tabellen, Papierstapel und stundenlange Berechnungen gehören der Vergangenheit an. Lohnabrechnungsprogramme übernehmen viele Schritte automatisch und reduzieren Fehlerquellen. Damit lassen sich Brutto- und Nettolöhne effizient berechnen, Meldungen an das Finanzamt und die Krankenkassen direkt übermitteln sowie Lohnscheine digital erstellen. Gleichzeitig bietet das System die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten revisionssicher zu verwalten.
Vergleich: Manuelle vs. digitale Lohnabrechnung
| Kriterium | Manuell (z. B. Excel) | Digital (z. B. Lexware) |
|---|---|---|
| Fehleranfälligkeit | Hoch | Gering durch integrierte Prüfmechanismen |
| Zeitaufwand | Sehr hoch | Deutlich reduziert |
| Gesetzliche Aktualität | Muss selbst verfolgt werden | Automatisch auf dem neuesten Stand |
| Schnittstellen (z. B. Elster) | Nicht vorhanden | Voll integriert |
| Kosten | Geringe Tools, hohe Fehlerkosten | Monatsabo, aber rechtssicher |
5 Tipps für stressfreie Lohnabrechnung
✅ Tipp 1: Frühzeitig planen
Sobald du daran denkst, jemanden zu beschäftigen, kläre alle arbeitsrechtlichen und steuerlichen Pflichten. Dazu zählen auch Mindestlohn, Vertragsart und Arbeitszeiten.
✅ Tipp 2: Tools mit Exportfunktionen nutzen
Nutze Programme, die einen Export für deinen Steuerberater ermöglichen. So vermeidest du doppelte Arbeit und kannst Daten einfach übergeben. Mehr zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern.
✅ Tipp 3: Unterschied Minijob vs. Freelancer verstehen
Ein Minijobber ist sozialversicherungspflichtig, ein externer Freelancer meist nicht – aber nur, wenn keine Scheinselbstständigkeit vorliegt!
✅ Tipp 4: Wissen aufbauen
Besuche Online-Seminare, YouTube-Kanäle oder lies Ratgeber. Wissen ist die beste Absicherung gegen teure Fehler.
✅ Tipp 5: Immer Belege sichern
Ob digital oder analog – sämtliche Lohnunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein gutes DMS-System hilft dir, den Überblick zu behalten.
Exkurs: Unterschiede zwischen Brutto und Netto kennen
Wer sich selbst oder andere entlohnt, sollte wissen, was Brutto und Netto eigentlich bedeuten. Unser Artikel „Was ist der Unterschied zwischen Brutto und Netto?“ liefert einen guten Überblick – praxisnah erklärt.
Organisation zahlt sich aus
Die Lohnabrechnung mag zunächst komplex wirken, lässt sich jedoch mit der richtigen Herangehensweise gut bewältigen. Durch Software und Beratung kannst du den Aufwand deutlich reduzieren. So hast du den Überblick und bist rechtlich auf der sicheren Seite.
Und denk dran: Die Investition in gute Tools ist eine Investition in deinen Geschäftserfolg.