Die Kilometerpauschale 2021 (Pendlerpauschale)

Von Olga Prosvetova Olga Prosvetova Selbstständige Steuerberaterin mit langjähriger Erfahrung in diversen kleinen und mittelständischen Steuer-Kanzleien. • Veröffentlicht am 30.06.2021- zuletzt aktualisiert am 23.11.2021

Die Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt) wird ab dem Jahr 2021 angehoben.

Bisher betrug die Entfernungspauschale 0,30 Euro und wurde für jeden Arbeitstag für die Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte je einfache Strecke gewährt. Bei einer 5-Tage-Woche werden vom Finanzamt 230 Arbeitstage anerkannt. Die Entfernungspauschale gilt auch für Fahrten zur Betriebsstätte und für die Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.

Schnellübersicht: Kilomterpauschale 2021

Was ist mit der Entfernungspauschale abgegolten?

Die Entfernungspauschale soll sämtliche Kosten abdecken, die dem Steuerpflichtigen bei den Wegen zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte entstehen. Hierzu gehören Kosten für den Sprit, Parkgebühren, Finanzierungskosten, Reparaturkosten, Versicherungskosten, Abschreibungen etc. Unfallkosten gehören nicht dazu. Diese können zusätzlich als außergewöhnliche Belastungen angesetzt werden.

Welches Verkehrsmittel kann ich nutzen?

Welches Verkehrsmittel genutzt wird, spielt dabei keine Rolle. D.h. sie gilt bei Benutzung von

  • Pkw´s
  • Öffentlicher Verkehrsmittel
  • Motorrad
  • Moped
  • Fahrrad

oder wenn man zu Fuß unterwegs ist.

Achtung: bei den folgenden Verkehrsmitteln ist der Abzug auf 4.500 Euro begrenzt, § 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG:

  • Öffentliche Verkehrsmittel
  • Motorrad
  • Moped
  • Fahrrad

Gleiches gilt, wenn man zu Fuß geht.

Bei Flugstrecken und der steuerfreien Sammelbeförderung gilt die Entfernungspauschale allerdings nicht. Bei Flugstrecken sind die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten abziehbar.

Ab 2021 (bis 2023) beträgt die Entfernungspauschale 0,30 Euro, § 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 8 a). Ab dem 21. Kilometer erhöht sich die Pauschale auf 0,35 Euro. In den Jahren 2024 bis 2026 steigt diese auf 0,38 Euro, § 9 Abs. 1 Nr. 4 Satz 8 b).

Bei der Benutzung eines Motorrads, oder eines Mopeds beträgt die Entfernungspauschale 0,20 Euro. Dies ergibt sich aus §4 BRKG (Bundesreisekostengesetz).

Menschen mit einer Behinderung (Grad der Behinderung mindestens 70 oder 50 und Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr) können statt der einfachen Strecke die tatsächlichen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) geltend machen.

Arbeitgeberzuschüsse

Arbeitgeber können Ihren Arbeitnehmern Zuschüsse für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gewähren. Diese Zuschüsse sind jedoch nicht steuerfrei. Sie können jedoch mit 15% pauschal versteuert werden.

Zuschüsse des Arbeitgebers für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (ausgenommen mit einem Taxi oder einem Flugzeug) sind ab dem 01.01.2019 steuerfrei. Voraussetzung ist, dass diese zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden, §3 Nr. 15 EStG. Die Zuschüsse können entweder als Barzuschuss oder in Form eines Job-Tickets gewährt werden. Die Entfernungspauschale ist in diesem Falle um den steuerfreien Zuschuss zu kürzen.

Alternativ kann der Arbeitnehmer eine pauschale Lohnversteuerung des Zuschusses vereinbaren. In diesem Falle ist die Entfernungspauschale nicht zu kürzen.

Reisekosten

Die Entfernungspauschale gilt auch für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Hier wird nicht nur für die einfache Strecke, sondern für die gesamten Kilometer die Entfernungspauschale abgezogen werden. Reisekosten können ebenfalls vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Erstattung der Reisekosten ist steuerfrei. Bei den Reisekosten verbleibt es beim Einsatz der 0,30 Euro je gefahrenen Kilometer.

Mobilitätsprämie statt Entfernungspauschale

Steuerpflichtige, die ein nur geringes Einkommen haben, müssen keine Steuern zahlen (vgl. Grundfreibetrag). Dementsprechend bringt die Entfernungspauschale keine Vorteile. Für diesen Personenkreis wurde ab 2021 die Mobilitätsprämie eingeführt. Demnach können Sie alternativ zur Entfernungspauschale die Mobilitätsprämie in Höhe von 14% der ab dem Jahr 2021 geltenden Pauschale beantragen.

Wichtiger Hinweis

Wer im Jahr 2021 im Home-Office gearbeitet hat, darf für diese Tage die Entfernungspauschale nicht geltend machen. Für diese Tage kann jedoch die Home-Office Pauschale in Höhe von 5 Euro täglich (maximal 600 Euro) angesetzt werden.

Ersetzt eine Kilometerpauschale die genaue Abrechnung?

Sowohl für dienstliche Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug als auch für Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte können die Kosten erstattet werden. Die genaue Ermittlung des Aufwandes je zurückgelegtem Kilometer ist jedoch sehr aufwendig. Schließlich müssen die Strecken in einem Fahrtenbuch genau aufgezeichnet und jede einzelne Ausgaben festgehalten werden. Erst am Ende eines Kalenderjahres lassen sich dann die Kosten je Einzelkilometer berechnen. Vorher wäre keine Reisekostenabrechnung möglich – der Fahrzeugnutzer müsste in Vorleistung gehen. Überprüfen ließe sich solch eine Abrechnung kaum – weder von den Verantwortlichen für die Reisekostenabrechnungen in den Unternehmen noch von den Finanzbehörden bei der Steuererklärung. Der Gesetzgeber hat daher Pauschalen festgelegt, die zur Abrechnung von Kosten für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug angesetzt werden dürfen. So wird im Einkommenssteuergesetzbuch, Paragraph 9, Absatz 1, Satz 4, die Kilometerpauschale für Fahrten zwischen dem Wohnsitz und der ersten Tätigkeitsstätte als Entfernungspauschale in Höhe von 0,30€ festgelegt. Ab dem 21. gefahrenen Kilometer steigt diese sogar auf 0,35€. Für alle anderen dienstlich veranlassten Fahrten wird auf das Bundesreisekostengesetz verwiesen. Hier regelt der Paragraph 5, Absatz 2, die Höhe der Pauschale mit 0,30€ für Dienstfahrten mit dem eigenen PKW.

Wie hoch ist die Pendlerpauschale für andere Fahrzeuge?

In Deutschland beträgt die Kilometerpauschale für Personenkraftwagen und Fahrräder 0,30 € je Kilometer, für Motorräder oder Mopeds 0,20 Euro.

Früher durfte die Pauschale erhöht werden, wenn Beifahrer mitgenommen wurden. Diese Regelung ist entfallen. Auch für Kleintransporter oder Lastkraftwagen gibt es keine höheren Pauschalen mehr.

Was ist mit der Pauschale abgegolten?

Über die Höhe der Kilometerpauschale für 2021 lässt sich streiten, denn ob sie wirklich alle Kosten je gefahrenem Kilometer deckt, hängt von vielen Faktoren ab. Dazu zählen der aktuelle Preis für den Kraftstoff, die Größe des Fahrzeuges (und damit sein Verbrauch) und auch der technische Zustand. Dieser Aufwand ist mit der Pauschale abgegolten:
- der verbrauchte Kraftstoff und alle anderen Zusatzstoffe
- die Versicherung (Haftpflicht und Kasko)
- die Kfz-Steuer
- die Absetzung für Abnutzung (oder Abschreibung)
- notwendige Wartungen und Reparaturen im üblichen Rahmen
Nicht enthalten sind außerordentliche Kosten, zum Beispiel nach einem Unfall. Die Reparaturkosten für die Beseitigung von Unfallschäden, die bei dienstlichen Fahrten oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entstehen, sind zusätzlich absetzbar.

Was sind Reisekosten bei betrieblich veranlassten Fahrten?

Unternimmt ein Arbeitnehmer oder ein Selbständiger im Auftrag seines Unternehmens eine dienstlich veranlasste Fahrt und nutzt dafür sein eigenes Fahrzeug, dann kann er sich die Kosten dafür vom Betrieb erstatten lassen. In der Regel ist dafür eine Reisekostenabrechnung erforderlich. Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen neben dem Übernachtungsaufwand, dem Mehraufwand für die Verpflegung und weiteren Aufwendungen auch die Kosten für die Fahrt zum Veranstaltungsort und zurück. Rückzahlungsfähig sind die tatsächlich ermittelten Kosten je gefahrenem Kilometer. Lässt sich der dieser Betrag jedoch nicht exakt ausweisen, darf die Kilometerpauschale herangezogen werden. Reisekosten können vom Unternehmen steuerfrei erstattet werden. Die Rückzahlung stellt also keinen Arbeitslohn dar und unterliegt weder der Pflicht zur Lohnsteuer noch zur Sozialversicherung. Vorgeschrieben ist die Erstattung von Reisekosten jedoch nicht, der Arbeitgeber kann einen niedrigeren Betrag auszahlen oder auch komplett darauf verzichten. Arbeitnehmer sind daher gut beraten, sich vor der Dienstreise eine Kostenübernahme bestätigen zu lassen.

Wie wird die Kilometerpauschale als Werbungskosten berücksichtigt?

Alle Beträge, die Steuerpflichtige aufbringen müssen, um Einnahmen zu erhalten, zählen zu den Werbungskosten ihrer Tätigkeit. Arbeitnehmer, aber auch Selbständige und Freiberufler können damit ihre jährlich zu versteuernden Einkünfte mindern. Im Rahmen ihrer Einkommenssteuererklärung, in der sie ihre Einkünfte offenlegen, werden die Werbungskosten aufgelistet und nachgewiesen. Arbeitnehmern wird die zu viel gezahlte Lohnsteuer vom Finanzamt erstattet. Bei Selbständigen und Freiberuflern wird die persönliche Steuerlast erst durch die Einkommensteuererklärung ermittelt. Die Kilometerpauschale kann unter zwei verschiedenen Aspekten eine Rolle spielen. Arbeitnehmer, die ihre Fahrzeugkosten für betrieblich veranlasste Reisen nicht oder nicht vollständig zurück erhielten, können die Beträge jetzt noch als Werbekosten geltend machen. Zu den Werbekosten gehören außerdem der Aufwand durch Fahrten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte des Steuerpflichtigen sowie die Fahrtkosten für Familienheimfahrten, wenn die berufliche Tätigkeit einen zweiten Wohnsitz erforderlich macht. Doch anders als bei den Dienstfahrten darf nur die Entfernungspauschale, also eigentlich nur die halbe Kilometerpauschale, angesetzt werden.

Wer kann die Entfernungspauschale geltend machen?

Die Entfernungspauschale gilt für alle Steuerpflichtige, die regelmäßig von ihrem Wohnsitz aus eine erste Tätigkeitsstätte aufsuchen. Welches Fahrzeug sie dafür nutzen, ob sie nur Mitfahrer sind oder gar zu Fuß gehen, spielt keine Rolle. Auch Fahrradfahrer und Nutzer der öffentlichen Verkehrsmittel können für die einfache Entfernung eine Pauschale von 0,30 € ansetzen. Selbst Nutzer von Dienstfahrzeugen, die die private Nutzung mit der 1-Prozent-Regelung versteuern, profitieren von der Entfernungspauschale.

Wie wird die Entfernungspauschale ermittelt?

Das Finanzamt erkennt in der Regel nur die kürzeste Entfernung an. Nutzen Sie die schnellste Verbindung, die zum Beispiel über die Autobahn führt, so versuchen Sie Ihren Bearbeiter mit dem Ausdruck eines Routenplaners davon zu überzeugen, auch für eine etwas längere Strecke die Kosten anzuerkennen.

Wo gebe ich als Arbeitnehmer meine Fahrtkosten an?

Die Finanzbehörden stellen für die Erklärung der Einkommenssteuer Formulare zur Verfügung. Sie müssen elektronisch versendet werden, eine Abgabe in Papierform ist nur noch in Ausnahmefällen möglich. Als Arbeitnehmer geben Sie Ihre Werbungskosten in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit) an. In der Zeile 31 auf Seite 2 muss als erste Tätigkeitsstätte die Anschrift Ihres Arbeitgebers ergänzt werden, wenn Sie dort regelmäßig arbeiten. Geben Sie hier auch den Zeitraum der Tätigkeit an. Wenn Sie Ihren Arbeitgeber nicht gewechselt haben, ist das das Kalenderjahr. Außerdem wird die Anzahl der Urlaubs- bzw. Krankheitstage abgefragt. Weiter geht es in Zeile 35. Hier sind genaue Angaben zur einfachen Entfernung zur Arbeitsstätte notwendig. Die genaue Berechnung der Entfernungspauschale übernimmt das Finanzamt dann für Sie. Vergessen Sie hier aber nicht, die Beträge anzugeben, die Ihnen der Arbeitgeber bereits erstattet hat (Zeile 39). Die Angaben dazu finden Sie auf der Lohnsteuerkarte. Möchten Sie noch die Erstattung von Reisekosten beantragen, weil Ihr Arbeitgeber diese noch nicht (vollständig) erstattet hat, so tragen Sie diese in Zeile 50 ein. Für mehrere Reisen empfiehlt sich eine separate Aufstellung.

Treten weitere Fragen rund um die Kilometerpauschale auf, so kontaktieren Sie Ihren Steuerberater.

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