Was versteht man unter Lohnbuchhaltung?

Kaum ein Bereich der betrieblichen Buchhaltung ist heutzutage komplexer und unterliegt einem schnelleren und größeren Wandel als die Lohnbuchhaltung. Teilweise mehrmals pro Jahr ändern sich Gesetzte, Vorschriften und Verordnungen, die alle einen großen Einfluss auf die tägliche Arbeit haben.

Wer in seinem Betrieb Personal beschäftigt – und sei es nur eine einzige Aushilfe – benötigt eine Form der Lohnbuchhaltung, denn die ist notwendig für die Abwicklung der Gehalts- und Lohnabrechnungen im Unternehmen.

Jeder Arbeitgeber ist durch den Gesetzgeber verpflichtet für jeden seine Beschäftigten eine monatliche Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu erstellen.

Mittlerweile ist es aber leider nicht mehr damit getan die geleisteten Stunden, den Aushilfslohn oder das Festgehalt in ein Formular einzutragen und den Lohn nach Abzug von Steuer und Sozialversicherungsbeiträgen auszuzahlen - diese »einfachen« Zeiten sind lange, lange vorbei.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Pflege der Personalstammdaten

Für jeden Angestellten muss eine eigene Lohn-Akte bzw. ein eigener Datensatz geführt werden. Dazu gehören neben den persönlichen Angaben wie Name, Anschrift, und Geburtsdatum auch die Angaben über Familienstand und Kinder.

In die eigentliche Personalakte gehören darüber hinaus Arbeitsverträge, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Urlaubsanträge, Verträge über betriebliche Altersvorsorge und alles was sonst im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis noch relevant ist.

Welche Informationen außer den Besteuerungsmerkmalen, der Zusammensetzung des Arbeitslohns – also steuer- und sozialversicherungspflichtige Bestandteile – enthalten sein müssen, regelt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.

Zum Jahresende wird das Lohnkonto abgeschlossen und die entsprechenden Meldungen an Sozialversicherungsträger und diverse Ämter übermittelt. Das Lohnkonto enthält alle Bezüge (pflichtig oder frei) und außerdem Meldezeiträume und eventuelle Fehlzeiten.

Abrechnung der Bezüge

Eine weitere Aufgabe bzw. eigentlich eine der Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung ist die Ermittlung der Arbeitnehmerbezüge und die Erstellung der Lohnabrechnung.

In einfachen Fällen ist dies z. B. ein monatlich gleichbleibendes Gehalt. Bei anderen Arbeitnehmern müssen Stunden ermittelt werden und ggf. Zuschläge für Sonn- oder Feiertage, Sachbezüge, Vorschüsse, Darlehen oder auch Pfändungen berücksichtigt werden. Bei vielen Angestellten kommen auch noch Verträge über Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge hinzu.

Nach Abzug der gesetzlichen Abgaben wie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge wird der Auszahlungsbetrag dem Mitarbeiter überwiesen und seine Abrechnung ausgehändigt. Sie möchten Ihren Netto-Lohn berechnen? Nutzen Sie unseren Lohnsteuerrechner und sehen was Ihnen am Ende des Monats von Ihrem Gehalt bleibt.

Gesetzliche Meldungen

Zu den gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen gehören z. B. die monatliche, quartalsweise oder jährliche Lohnsteueranmeldung, die Beitragsnachweise für die Krankenkassen und die DEÜV-Meldungen. DEÜV ist die Abkürzung für Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung und diese regelt die Erfassung und Übermittlung von Daten an die verschiedenen Sozialversicherungsträger, wie Kranken- und Pflegekassen sowie die Rentenversicherung.

Meldungen werden u. A. bei Ein- und Austritten von Arbeitnehmern erstellt, das jährliche sozialversicherungspflichtige Entgelt wird gemeldet oder auch der Wechsel von Krankenkassen.

Auch die Meldungen für die gesetzliche Unfallversicherung, also an die Berufsgenossenschaften, werden darüber erstellt.

Seit 2018 gibt es bei den Berufsgenossenschaften auch nur noch den digitalen Lohnnachweis, eine Abgabe der Meldung in Papierform ist nicht mehr zulässig. Die Übergangsfrist der Jahre 2016 und 2017 ist ausgelaufen. Für diese beiden Jahre mussten die Nachweise sowohl digital als auch manuell erfolgen.

Seit 2013 besteht auch die Pflicht des Arbeitgebers monatlich die ELStAM-Abfrage (Elektronische Lohnsteuer Abzugsmerkmale) beim Finanzamt durchzuführen. ELStAM ist die elektronische »Ablösung« der früheren Lohnsteuerkarte. Hierbei werden für jeden Arbeitnehmer die gültige Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Konfessionszugehörigkeit abgefragt und elektronisch durch die Finanzverwaltung zurückgemeldet. So kann jeweils mit den tatsächlich aktuellen Merkmalen abgerechnet werden. Auch beim Finanzamt beantragte Freibeträge werden auf diese Weise korrekt berücksichtigt.

Neben der Übermittlung der Meldungen ist die Lohnbuchhaltung auch für die Abführung der Beiträge an die Krankenkassen und die Zahlung der einbehaltenen Lohnsteuer an die Finanzverwaltung zuständig. Vielfach geschieht dies mittlerweile mittels eines SEPA-Lastschriftmandates. Auf diese Weise können keine Zahlungsfristen vergessen werden und es fallen keine unnötigen Säumniszuschläge und Kosten an.

Sonstige Tätigkeiten im Bereich der Lohnbuchführung

Neben diesen Aufgaben gehören aber auch noch einige andere Tätigkeiten zum Umfeld der Lohnbuchführung.

So sind z. b. Erstattungsanträge an die Krankenkassen zu erstellen wenn Arbeitnehmer krank sind und von ihrem Arbeitgeber Lohnfortzahlung erhalten. Auch die Aufwendungen für Mutterschaftsgeld sind zu ermitteln. Sowohl für Krankheit (bei Betrieben bis 30 Mitarbeiter) als auch für Mutterschaft zahlt der Arbeitgeber eine monatliche prozentuale Umlage. Im Krankheits- oder Schwangerschaftsfall bekommt er dann einen Teil seiner Lohnaufwendungen erstattet. Die die Umlage für Mutterschaft (U2) muss übrigens auch für männliche Mitarbeiter gezahlt werden!

Das Ausfüllen von Bescheinigungen für Arbeitnehmer bei Kranken- oder Übergangsgeld, Nebenverdienstbescheinigungen oder Formulare für Kinderzuschläge ergänzen die Tätigkeit. Viele Programme bieten schon die Möglichkeit z. B. Verdienstbescheinigungen mit den bereits abgerechneten Werten zu erstellen, was die Arbeit doch wesentlich vereinfacht und erleichtert. Außerdem werden Übertragungs- und Schreibfehler so minimiert.

Im Rahmen der Sofortmeldepflicht sind auch diese Meldungen zu erstellen. Das betrifft nicht alle Unternehmen, sondern vor allem die Baubranche, die Gastronomie, Personenbeförderung und Speditionen, sowie Schausteller und Gebäudereiniger. Ziel der Sofortmeldepflicht ist die Eindämmung der Schwarzarbeit.

Die Meldungen werden an eine zentrale Stelle – unabhängig von der Krankenkasse - gemeldet, und ermöglichen so dem Zoll beispielsweise bei einer Kontrolle auf einer Baustelle, festzustellen, ob die entsprechenden Arbeitnehmer auch tatsächlich gemeldet sind.

Auch die Unterstützung bei Sozialversicherungsprüfungen, die turnusmäßig alle vier Jahre stattfinden, oder die Mitwirkung bei Lohnsteueraußenprüfungen können Teil der Arbeit eines Lohnbuchhalters sein. Prüfungen können außerdem auch durch das Arbeitsamt erfolgen, wenn z. B. Kurzarbeitergeld abgerechnet wurde. Berufsgenossenschaften und die Künstlersozialkasse werden inzwischen im Rahmen der Sozialversicherungsprüfungen mit geprüft.

Weiterhin können die Anzeige für Schwerbehindertenabgaben, Berechnung der Beiträge für die Künstlersozialkasse und die Erstellung diverser Statistiken das Aufgabenfeld ergänzen. Auch die Personalplanung, Einstellungsgespräche und die Erstellung von Arbeitsverträgen können dazugehören.

Beurteilung der Versicherungspflicht der Arbeitnehmer

Das ist bei »normalen« Arbeitnehmern in der Regel kein großes Problem. Schwierigkeiten kann es aber bei Minijobbern, Praktikanten, Werkstudenten, Rentnern oder Gesellschafter Geschäftsführern geben, denn hier gibt es mittlerweile fast mehr Ausnahmen als Regeln.

Auch die Zuordnung in die gesetzliche, freiwillige oder private Krankenversicherung kann von entscheidender Bedeutung sein.

Die falsche Beurteilung und Würdigung eines Sachverhaltes kann hier unter Umständen zu sehr hohen Nachforderungen durch die Krankenkassen und das Finanzamt führen. Meist fällt dies im Rahmen einer Prüfung auf, so dass neben den nachzuzahlenden Beiträgen und Steuern auch noch erhebliche Säumniszuschläge und Zinsen anfallen können.

Ein weiter wichtiger Punkt: die Beachtung der Mindestlöhne

Seit 2015 gibt es in Deutschland einen (fast) einheitlichen Mindestlohn, dessen Einhaltung durch den Zoll überprüft und sichergestellt wird. Wie überall gab es natürlich hier auch wieder Ausnahmen für einzelne Berufsgruppen.

Vor 2015 gab es Mindestlöhne nur in einzelnen Branchen. Im Zuge der flächendeckenden Einführung wurden auch die Aufzeichnungspflichten erheblich verschärft. Die Kontrolle der Arbeitszeitnachweise wird ebenfalls durch Lohnbuchhalter überwacht.

Erstellung der Lohnbuchhaltung

Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Mitarbeiter stellt sich die Frage, ob die Lohnbuchhaltung in der Firma selber erstellt werden soll, oder ob die Abrechnungen mit allen zugehörigen Arbeiten ausgegliedert werden, und zum Beispiel durch einen Steuerberater erstellt werden sollen.

Für beide Varianten gibt es Für und Wider, Vorteile und Nachteile.

Interne Abrechnung

Soll die Lohnbuchhaltung im eigenen Unternehmen gemacht werden, muss entsprechendes Personal dafür eingestellt werden. Regelmäßige Fort- und Weiterbildung sind für diese Mitarbeiter unerlässlich.

Im Handel gibt es eine Vielzahl von Software-Prorammen, mit denen die Lohnabrechnungen erstellt werden können.

Bei einigen Programmen sind nur die Mindestbestandteile integriert um Abrechnungen zu erstellen, so dass zusätzliche Dienste eingerichtet und genutzt werden müssen. So können z. B. über SV-net (www.itsg.de) alle Meldungen der DEÜV kostenfrei erstellt werden. Für die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung ist in der Regel außerdem eine Registrierung bei Elster (Elektronische Steuererklärung) notwendig.

Für die gängigen Lohnabrechnungsprogramme zahlt man normalerweise einen monatlichen Betrag, der die jeweils aktuelle Programmversion garantiert. Dazu gehören z. B. die Pflege der Krankenkassenbeitragssätze und die Anwendung der sonstigen gesetzlichen Änderungen. Zusatzkosten entstehen hier schnell, wenn zur Anwendung eine Servicehotline in Anspruch genommen werden muss. Bei manchen Anbietern wird dieser Service nach Minuten abgerechnet, und je nach Umfang des Problems kann sich das schnell summieren. Auch Schulungen für die Programme bieten viele Hersteller gegen Entgelt an.

Die Kostenkalkulation besteht hier also aus dem Programm selber, den Personal- und den Fortbildungskosten.

Externe Abrechnung

Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung der Lohnabrechnung über einen Steuerberater.

Hier sind die Kosten für die Abrechnung und alle anfallenden Nebenleistungen in der Steuerberater Vergütungsverordnung geregelt. Die StBVV sieht jeweils einen Kostenrahmen für die einzelnen Tätigkeiten vor.

So wird beispielsweise die Einrichtung einer Lohnbuchhaltung nach Zeitgebühr abgerechnet. Die Einrichtung eines Arbeitnehmers liegt zwischen 5,00 EUR und 16,00 EUR je Arbeitnehmer, die Führung von Lohnkonten und Erstellung der Abrechnung zwischen 5,00 EUR und 25,00 EUR. Hier ist der Preis auch abhängig vom Aufwand. So sind z. B. Gehaltsempfänger wesentlich weniger aufwendig, als Stundenlohnempfänger mit Schichtzulagen oder Baulohnabrechnungen.

In der Regel einigen sich Mandant und Berater auf einen Wert pro Mitarbeiter, so dass die monatlichen Kosten relativ gut kalkulierbar sind.

Für Lohnfortzahlungsanträge, Statistiken oder Ähnliches entstehen ggf. zusätzliche Kosten. Auch die Begleitung von Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird in der Regel separat nach Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt.

Eigenes Personal für die Lohnbuchhaltung ist nicht, oder nur in geringerem Umfang notwendig. Außerdem liegt bei Fehlern (die definitiv immer passieren können) die Haftung u. U. ebenfalls beim Berater.

Datenschutz in der Lohnbuchhaltung

Am 25.05.2018 ist die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Kraft getreten und hat durchaus auch Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung.

Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen kann eine Geldbuße von bis zu vier Prozent ihres Welt-Jahresumsatzes drohen. Es daher generell zu überlegen ggf. auch einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren um Haftungsfälle zu vermeiden.

Gerade im Bereich der Lohnbuchhaltung werden sehr große Mengen sensibler, persönlicher Daten gespeichert.

Nach der DSGVO haben Arbeitnehmer umfangreiche Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten - insbesondere das Recht auf Zugang und das Recht auf Löschung. Unternehmen dürfen diese personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange speichern, wie es für die Verarbeitung notwendig ist.

Job und Verdienstmöglichkeiten eines Lohnbuchhalters

Wie in jeder anderen Brache auch, können die Verdienste eines Lohnbuchhalters sehr stark variieren.

Es kommt zum einen auf den Tätigkeitsort an, denn die Verdienste in Bayern oder Baden-Württemberg sind generell höher als z. B. in Brandenburg.

Weiterhin kommt es auf die Ausbildung und auf die Position im Unternehmen an. Ein durchschnittliches Gehalt eines Lohnsachbearbeiters liegt in etwa zwischen 2.500,00 EUR und 3.500,00 EUR brutto für eine Vollzeit-Stelle.

Ist die Position mit mehr Verantwortung z. B. für Personalentscheidungen verbunden, ist natürlich auch das Gehalt entsprechend höher.

Ebenso spielen Tarifbindungen wie im öffentlichen Dienst und auch die Berufserfahrung natürlich eine Rolle.

Viele Stellen als Lohnbuchhalter sind aber auch als Teilzeitstellen ausgerichtet. In einem kleinen oder mittleren Unternehmen mit einer überschaubaren Mitarbeiterzahl ist für monatliche Lohnabrechnung nicht unbedingt eine 40-Stunden-Woche erforderlich.

Die Arbeit als Lohnbuchhalter ist abwechslungsreich und normalerweise auch nicht eintönig oder langweilig. Freude am Kontakt mit anderen Menschen sollte man auf jeden Fall haben und auch die Motivation für regelmäßige Fortbildungen und Seminare ist unbedingt notwendig.

Ein Nachteil diese Jobs ist allerdings auch, dass man Urlaub, Freizeit und Ähnliches doch sehr stark nach gesetzlichen Terminen und Fristen ausrichten muss: Steuertermin zum 10. eines Monats, Frist für die Übermittlung der Beitragsnachweise, Termin der Lohnabrechnung Ende oder Anfang des Monats, 31. März Frist für die Schwerbehindertenabgabe, und und und…

Alles in allem aber ein sehr interessanter und abwechslungsreicher Beruf.