Was versteht man unter Lohnbuchhaltung?

Kaum ein Bereich der betrieblichen Buchhaltung ist heutzutage komplexer und unterliegt einem schnelleren und größeren Wandel als die Lohnbuchhaltung. Teilweise mehrmals pro Jahr ändern sich Gesetzte, Vorschriften und Verordnungen, die alle einen großen Einfluss auf die tägliche Arbeit haben.

Wer in seinem Betrieb Personal beschäftigt – und sei es nur eine einzige Aushilfe – benötigt eine Form der Lohnbuchhaltung, denn die ist notwendig für die Abwicklung der Gehalts- und Lohnabrechnungen im Unternehmen.

Jeder Arbeitgeber ist durch den Gesetzgeber verpflichtet für jeden seine Beschäftigten eine monatliche Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung zu erstellen.

Mittlerweile ist es aber leider nicht mehr damit getan die geleisteten Stunden, den Aushilfslohn oder das Festgehalt in ein Formular einzutragen und den Lohn nach Abzug von Steuer und Sozialversicherungsbeiträgen auszuzahlen - diese »einfachen« Zeiten sind lange, lange vorbei.

Aufgaben der Lohnbuchhaltung

Pflege der Personalstammdaten

Für jeden Angestellten muss eine eigene Lohn-Akte bzw. ein eigener Datensatz geführt werden. Dazu gehören neben den persönlichen Angaben wie Name, Anschrift, und Geburtsdatum auch die Angaben über Familienstand und Kinder.

In die eigentliche Personalakte gehören darüber hinaus Arbeitsverträge, Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen, Urlaubsanträge, Verträge über betriebliche Altersvorsorge und alles was sonst im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis noch relevant ist.

Welche Informationen außer den Besteuerungsmerkmalen, der Zusammensetzung des Arbeitslohns – also steuer- und sozialversicherungspflichtige Bestandteile – enthalten sein müssen, regelt § 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung.

Zum Jahresende wird das Lohnkonto abgeschlossen und die entsprechenden Meldungen an Sozialversicherungsträger und diverse Ämter übermittelt. Das Lohnkonto enthält alle Bezüge (pflichtig oder frei) und außerdem Meldezeiträume und eventuelle Fehlzeiten.

Abrechnung der Bezüge

Eine weitere Aufgabe bzw. eigentlich eine der Hauptaufgaben der Lohnbuchhaltung ist die Ermittlung der Arbeitnehmerbezüge und die Erstellung der Lohnabrechnung.

In einfachen Fällen ist dies z. B. ein monatlich gleichbleibendes Gehalt. Bei anderen Arbeitnehmern müssen Stunden ermittelt werden und ggf. Zuschläge für Sonn- oder Feiertage, Sachbezüge, Vorschüsse, Darlehen oder auch Pfändungen berücksichtigt werden. Bei vielen Angestellten kommen auch noch Verträge über Vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge hinzu.

Nach Abzug der gesetzlichen Abgaben wie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge wird der Auszahlungsbetrag dem Mitarbeiter überwiesen und seine Abrechnung ausgehändigt. Sie möchten Ihren Netto-Lohn berechnen? Nutzen Sie unseren Lohnsteuerrechner und sehen was Ihnen am Ende des Monats von Ihrem Gehalt bleibt.

Gesetzliche Meldungen in der Lohnbuchhaltung – Aktualisierung

Die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen umfassen eine Vielzahl von Verpflichtungen, die Unternehmen regelmäßig erfüllen müssen. Dazu gehören unter anderem:

Regelmäßige Meldungen

• Lohnsteueranmeldung: Monatlich, quartalsweise oder jährlich – abhängig von der Höhe der Lohnsteuerlast.
• Beitragsnachweise: Für die Krankenkassen, Pflegeversicherungen und Rentenversicherungen.
• DEÜV-Meldungen: Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) regelt die Übermittlung relevanter Daten an die Sozialversicherungsträger (z. B. Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung). Beispiele:
  • Meldungen bei Ein- und Austritten von Arbeitnehmern.
  • Jahresmeldung des sozialversicherungspflichtigen Entgelts.
  • Meldungen bei Krankenkassenwechseln.

Berufsgenossenschaften und Unfallversicherung

• Die Meldungen für die gesetzliche Unfallversicherung erfolgen an die Berufsgenossenschaften. Seit 2018 ist ausschließlich der digitale Lohnnachweis zulässig; eine Papierform ist nicht mehr erlaubt.

ELStAM-Abfrage

• Seit 2013 müssen Arbeitgeber monatlich die ELStAM-Daten (Elektronische Lohnsteuer Abzugsmerkmale) über das Finanzamt abfragen. ELStAM hat die frühere Lohnsteuerkarte abgelöst. Es werden Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Konfessionszugehörigkeit und beantragte Freibeträge des Arbeitnehmers erfasst und automatisch aktualisiert.

Beitragszahlungen und Steuerabführung

• Die Lohnbuchhaltung übermittelt nicht nur Meldungen, sondern sorgt auch für die Abführung von Beiträgen an Krankenkassen und anderen Sozialversicherungsträger sowie für die Zahlung der Lohnsteuer an die Finanzverwaltung.
• Viele Unternehmen nutzen mittlerweile ein SEPA-Lastschriftmandat, um Zahlungen automatisch und fristgerecht abzuwickeln. Dadurch werden Säumniszuschläge und unnötige Kosten vermieden.

Wichtigkeit gesetzlicher Meldungen

Eine korrekte und pünktliche Erfüllung dieser Pflichten ist essenziell, um rechtliche Konsequenzen, Nachzahlungen oder Strafzahlungen zu vermeiden. Digitale Prozesse erleichtern die Einhaltung der Fristen und sorgen für fehlerfreie Übermittlungen.

Sonstige Tätigkeiten im Bereich der Lohnbuchführung – Aktualisiert

Die Lohnbuchführung umfasst neben den Kernaufgaben auch zahlreiche zusätzliche Tätigkeiten, die sowohl administrativer als auch gesetzlicher Natur sind. Diese ergänzenden Aufgaben sind entscheidend, um die gesetzeskonforme Abwicklung von Lohn- und Personalangelegenheiten sicherzustellen.

Erstattungsanträge und Umlagen

• Krankheit und Mutterschaft: Lohnbuchhalter erstellen Erstattungsanträge an Krankenkassen, wenn Arbeitgeber Lohnfortzahlung bei Krankheit leisten oder Mutterschaftsgeld auszahlen.
• Umlagen (U1 und U2):
  • Betriebe mit bis zu 30 Mitarbeitern zahlen die Umlage U1 (Krankheit) und U2 (Mutterschaft).
  • Diese Umlagen sind auch für männliche Mitarbeiter zu entrichten.
  • Arbeitgeber erhalten einen Teil der Aufwendungen erstattet.

Bescheinigungen und Nachweise

• Verdienstbescheinigungen: Automatisierte Erstellung durch Lohnprogramme zur Vermeidung von Fehlern (z. B. bei Übergangsgeld oder Kinderzuschlägen).
• Nebenverdienstbescheinigungen: Für ergänzende Beschäftigungen.
• Sofortmeldungen: Verpflichtend für Branchen wie Baugewerbe, Gastronomie, Gebäudereinigung, Personenbeförderung und Schausteller.
  • Meldungen an zentrale Stellen zur Kontrolle durch Zoll und Behörden zur Bekämpfung von Schwarzarbeit.

Prüfungen und Kontrollen

• Unterstützung bei:
  • Sozialversicherungsprüfungen (alle vier Jahre).
  • Lohnsteueraußenprüfungen durch das Finanzamt.
  • Prüfungen der Arbeitsagentur (z. B. bei Kurzarbeitergeld).
  • Kontrolle durch Berufsgenossenschaften und Künstlersozialkasse.

Sonderaufgaben

• Schwerbehindertenabgaben: Berechnung und Meldung der Abgaben.
• Mindestlohnkontrolle: Einhaltung und Dokumentation der Mindestlöhne, einschließlich Überwachung der Arbeitszeitnachweise.
• Versicherungspflicht der Arbeitnehmer:
  • Herausforderungen: Beurteilung von Minijobbern, Praktikanten, Werkstudenten, Rentnern oder Gesellschafter-Geschäftsführern.
  • Falsche Beurteilung kann zu Nachforderungen, Säumniszuschlägen und Zinsen führen.
  • Zuordnung zu gesetzlicher, freiwilliger oder privater Krankenversicherung ist essenziell.
• Beiträge zur Künstlersozialkasse: Berechnung und Meldung.

Zusätzliche Personalaufgaben

• Personalplanung: Unterstützung bei Einstellungsgesprächen und der Erstellung von Arbeitsverträgen.
• Statistiken: Erstellung betrieblicher Statistiken, z. B. für Personalbedarfsplanung oder gesetzliche Anforderungen.

Diese ergänzenden Tätigkeiten sind entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden, reibungslose Prozesse sicherzustellen und die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten. Die Lohnbuchhaltung hat sich zu einer zentralen Säule der Unternehmensverwaltung entwickelt.

Erstellung der Lohnbuchhaltung

Je nach Größe des Unternehmens und Anzahl der Mitarbeiter stellt sich die Frage, ob die Lohnbuchhaltung in der Firma selber erstellt werden soll, oder ob die Abrechnungen mit allen zugehörigen Arbeiten ausgegliedert werden, und zum Beispiel durch einen Steuerberater erstellt werden sollen.

Für beide Varianten gibt es Für und Wider, Vorteile und Nachteile.

Interne Abrechnung

Soll die Lohnbuchhaltung im eigenen Unternehmen gemacht werden, muss entsprechendes Personal dafür eingestellt werden. Regelmäßige Fort- und Weiterbildung sind für diese Mitarbeiter unerlässlich.

Im Handel gibt es eine Vielzahl von Software-Prorammen, mit denen die Lohnabrechnungen erstellt werden können.

Bei einigen Programmen sind nur die Mindestbestandteile integriert um Abrechnungen zu erstellen, so dass zusätzliche Dienste eingerichtet und genutzt werden müssen. So können z. B. über SV-net (www.itsg.de) alle Meldungen der DEÜV kostenfrei erstellt werden. Für die Übermittlung der Lohnsteueranmeldung ist in der Regel außerdem eine Registrierung bei Elster (Elektronische Steuererklärung) notwendig.

Für die gängigen Lohnabrechnungsprogramme zahlt man normalerweise einen monatlichen Betrag, der die jeweils aktuelle Programmversion garantiert. Dazu gehören z. B. die Pflege der Krankenkassenbeitragssätze und die Anwendung der sonstigen gesetzlichen Änderungen. Zusatzkosten entstehen hier schnell, wenn zur Anwendung eine Servicehotline in Anspruch genommen werden muss. Bei manchen Anbietern wird dieser Service nach Minuten abgerechnet, und je nach Umfang des Problems kann sich das schnell summieren. Auch Schulungen für die Programme bieten viele Hersteller gegen Entgelt an.

Die Kostenkalkulation besteht hier also aus dem Programm selber, den Personal- und den Fortbildungskosten.

Externe Abrechnung

Eine andere Möglichkeit ist die Erstellung der Lohnabrechnung über einen Steuerberater.

Hier sind die Kosten für die Abrechnung und alle anfallenden Nebenleistungen in der Steuerberater Vergütungsverordnung geregelt. Die StBVV sieht jeweils einen Kostenrahmen für die einzelnen Tätigkeiten vor.

So wird beispielsweise die Einrichtung einer Lohnbuchhaltung nach Zeitgebühr abgerechnet. Die Einrichtung eines Arbeitnehmers liegt zwischen 5,00 EUR und 16,00 EUR je Arbeitnehmer, die Führung von Lohnkonten und Erstellung der Abrechnung zwischen 5,00 EUR und 25,00 EUR. Hier ist der Preis auch abhängig vom Aufwand. So sind z. B. Gehaltsempfänger wesentlich weniger aufwendig, als Stundenlohnempfänger mit Schichtzulagen oder Baulohnabrechnungen.

In der Regel einigen sich Mandant und Berater auf einen Wert pro Mitarbeiter, so dass die monatlichen Kosten relativ gut kalkulierbar sind.

Für Lohnfortzahlungsanträge, Statistiken oder Ähnliches entstehen ggf. zusätzliche Kosten. Auch die Begleitung von Steuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird in der Regel separat nach Arbeitsaufwand in Rechnung gestellt.

Eigenes Personal für die Lohnbuchhaltung ist nicht, oder nur in geringerem Umfang notwendig. Außerdem liegt bei Fehlern (die definitiv immer passieren können) die Haftung u. U. ebenfalls beim Berater.

Datenschutz in der Lohnbuchhaltung

Am 25.05.2018 ist die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) in Kraft getreten und hat durchaus auch Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltung.

Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen kann eine Geldbuße von bis zu vier Prozent ihres Welt-Jahresumsatzes drohen. Es daher generell zu überlegen ggf. auch einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren um Haftungsfälle zu vermeiden.

Gerade im Bereich der Lohnbuchhaltung werden sehr große Mengen sensibler, persönlicher Daten gespeichert.

Nach der DSGVO haben Arbeitnehmer umfangreiche Rechte in Bezug auf ihre persönlichen Daten - insbesondere das Recht auf Zugang und das Recht auf Löschung. Unternehmen dürfen diese personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange speichern, wie es für die Verarbeitung notwendig ist.

Job und Verdienstmöglichkeiten eines Lohnbuchhalters

Wie in jeder anderen Brache auch, können die Verdienste eines Lohnbuchhalters sehr stark variieren.

Es kommt zum einen auf den Tätigkeitsort an, denn die Verdienste in Bayern oder Baden-Württemberg sind generell höher als z. B. in Brandenburg.

Weiterhin kommt es auf die Ausbildung und auf die Position im Unternehmen an. Ein durchschnittliches Gehalt eines Lohnsachbearbeiters liegt in etwa zwischen 2.500,00 EUR und 3.500,00 EUR brutto für eine Vollzeit-Stelle.

Ist die Position mit mehr Verantwortung z. B. für Personalentscheidungen verbunden, ist natürlich auch das Gehalt entsprechend höher.

Ebenso spielen Tarifbindungen wie im öffentlichen Dienst und auch die Berufserfahrung natürlich eine Rolle.

Viele Stellen als Lohnbuchhalter sind aber auch als Teilzeitstellen ausgerichtet. In einem kleinen oder mittleren Unternehmen mit einer überschaubaren Mitarbeiterzahl ist für monatliche Lohnabrechnung nicht unbedingt eine 40-Stunden-Woche erforderlich.

Die Arbeit als Lohnbuchhalter ist abwechslungsreich und normalerweise auch nicht eintönig oder langweilig. Freude am Kontakt mit anderen Menschen sollte man auf jeden Fall haben und auch die Motivation für regelmäßige Fortbildungen und Seminare ist unbedingt notwendig.

Ein Nachteil diese Jobs ist allerdings auch, dass man Urlaub, Freizeit und Ähnliches doch sehr stark nach gesetzlichen Terminen und Fristen ausrichten muss: Steuertermin zum 10. eines Monats, Frist für die Übermittlung der Beitragsnachweise, Termin der Lohnabrechnung Ende oder Anfang des Monats, 31. März Frist für die Schwerbehindertenabgabe, und und und…

Alles in allem aber ein sehr interessanter und abwechslungsreicher Beruf.