Ordnungsgemäße Kassenführung – Kassenbuch - Kassennachschau

Das Thema ordnungsgemäße Kassenführung ist hoch im Kurs. Insbesondere betroffen sind davon Unternehmer/-n, die bargeldintensive Geschäftsvorfälle haben. Diese gelten auch als Hochrisikobetriebe.

Die Wichtigkeit einer ordnungsgemäßen Kassenführung ist nicht zu überschätzen. Denn die Zahl der Prüfungen hat in den letzten Jahren drastisch zugenommen. Ab dem 01.01.2017 wurden die Anforderungen an die Kassenführung noch einmal verschärft. Auch 2021 sind weitere Verschärfungen zu erwarten.

Die Einzelheiten zu den unterschiedlichen Arten der Kassenführung, einzelne Begriffsdefinitionen sowie den neusten bzw. anstehenden Änderungen finden sich in den nachfolgenden Ausführungen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Verpflichtung zur Kassenführung ergibt sich regelmäßig aus der Buchführungspflicht d. §238 ff. Handelsgesetzbuch i.V.m. §§ 140-148 Abgabenordnung. D.h. diese betrifft zunächst jene, die Ihren Gewinn anhand des so genannten Betriebsvermögensvergleichs erstellen, d.h. bilanzieren. Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen führen. Dies beinhaltet die tägliche Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (Kassenbuch).

Unternehmer, die Ihren Gewinn hingegen anhand der sog. Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln (sog. Gewinnermittler), sind nicht zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Alle erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. D.h. Die Bareinnahmen und Barausgaben können anhand vorhandener Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden, indem diese chronologisch jeden Tag sortiert sind und beispielsweise in einer Excel-Tabelle eingetragen sind.

Gesetzliche Regelungen, wie ein Kassenbuch zu führen ist, existieren nicht. In § 146 (1) Abgabenordnung heißt es lediglich, dass „Buchungen und Aufzeichnungen vollständig, einzeln, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind“.

Unabhängig davon gilt im Umsatzsteuerrecht, dass jeder Unternehmer verpflichtet ist, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen hat, § 22 Umsatzsteuergesetz.

Im Grundsatz gilt somit eine Einzelaufzeichnungspflicht. Dies gilt unabhängig davon, welche Art des Kassensystems man verwendet. Ebenso ist diese unabhängig von der jeweiligen Gewinnermittlungsart.

Hiervon gibt es jedoch Ausnahmen, insbesondere im Einzelhandel. Demnach kann von einer Einzelaufzeichnungspflicht abgesehen werden, wenn:

• eine offene Ladenkasse verwendet wird,
• Waren an einer Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden,
• der Umsatz wird durch Barzahlung generiert wird.

Beispiele hierfür sind: Gaststätten, Bäckereien, Friseure, Restaurants, Imbissbuden etc.

Hiervon gibt es eine Rückausnahme: die Einzelaufzeichnungspflicht ist zu beachten, sofern im Rahmen eines Geschäftsvorfalls Bareinnahmen von mehr als 15.000,- € erzielt werden.

Möglichkeiten der Kassenführung:

Eine bestimmte Form der Kassenführung ist nicht vorgeschrieben. Es soll jedoch stets sichergestellt werden, dass die Einnahmen und Ausgaben dauerhaft, lückenlos und nachweisbar dokumentiert und archiviert werden.

Verletzungen der ordnungsgemäßen Kassenführung stellen einen Mangel in der Buchführung dar und können im Falle einer Prüfung zu erheblichen Hinzuschätzungen und damit Steuernachzahlungen führen.

Kassenarten:

offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist im Ergebnis eine Barkasse. Diese ist technisch nicht ausgestattet, d.h. Das Bargeld wird in einem Vorratsbehälter, wie z.B. Schublade oder Geldkassette aufbewahrt. Die Verwendung einer offenen Ladenkasse ist nach dem 01.01.2017 sowie auch nach dem 01.01.2019 weiterhin möglich. An die Kassenführung sind bei Verwendung einer elektronischen Kasse viel höhere Anforderungen gestellt. Anders als bei elektronischen Kassensystemen sind die Aufzeichnungen bei einer offenen Ladenkasse manuell zu führen. Demnach sollte hierfür bei einer offenen Ladenkasse täglich ein Kassenbericht geführt werden. Hierbei werden die täglichen Einnahmen retrograd ermittelt (vgl. auch unten).

Elektronische Registrierkassen

Bei einer elektronischen Registrierkasse erfolgt die Kassenbuchführung quasi von selbst, d.h. automatisch im System selber. Elektronische Registrierkassen können sein:

• PC-Kassen bzw. computergestützte Kassensysteme und
• Registrierkassen mit einem eigenen Betriebssystem

Erste besitzen ein herstellerspezifisches Programm auf einem branchenspezifischen Betriebssystem, welches über ein umfangreiches Speichermedium verfügt. Dies ermöglicht es, die Daten von der Kasse in ein anderes EDV System zu übertragen, sodass diese beispielsweise in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden können. Letztere besitzen hingegen über ein nur geringes Speichermedium, sodass keine Schnittstelle gegeben ist, um die Daten zu übertragen.

Für alle Arten elektronischer Registrierkassen gilt seit 2010, dass alle Daten und Bewegungen in der Kasse einzeln aufgezeichnet werden. Die eingegebenen Daten müssen endgültig, d.h. unveränderbar sein und über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Ab dem 01.01.2017 haben sich die Anforderungen an elektronische Registrierkassen noch einmal verschärft. Besondere Bedeutung ist dabei den Begriffen Unveränderbarkeit und Einzelaufzeichnung beizumessen.

Registrierkassen mit einem eigenen Betriebssystem stellen eine Art Auslaufmodell dar. Unternehmer, die solche Systeme nutzen, sollten unbedingt bei dem jeweiligen Hersteller nachfragen, ob notwendige Updates durchgeführt wurden und ob die Kassen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wird eine Registrierkasse verwendet, so benötigt man für Prüfungen durch das Finanzamt ebenso die Dokumentation der Einrichtung. Ebenso ist darauf zu achten, dass die Kasse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und sämtliche Updates durchgeführt werden.

Typische Fehler in der Kasse:

Einige »typische« Fehler in der Kassenführung seien an dieser Stelle beispielhaft aufgezählt:

• Minuskasse: der Bestand des Kassenbestandes am Ende des Tages ist negativ
• Z-Bons sind unvollständig oder nicht fortlaufend
• Umsätze werden gerundet
• Additionsfehler im Kassenbericht: Ist Bestand und der ausgewiesene Tagesumsatz stimmen überein, nicht jedoch die rechnerische Ermittlung

Kassennachschau:

Die sog. Kassennachschau wird ab dem 01.01.2018 durchgeführt. Sie ist in § 148b AO geregelt und stellt eine Art Kontrollinstrument der Finanzverwaltung. Ziel ist es, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung sicherzustellen, Manipulationen an den elektronischen Aufzeichnungssystemen des Steuerpflichtigen vorzubeugen und damit auch Steuerausfälle zu vermeiden.

Hintergrund ist die seit dem 01.01.2017 eingeführte Regelung, dass in der Praxis nur noch solche Kassensysteme eingesetzt werden dürfen, die die Kassendaten aufzeichnen, aufbewahren und exportieren können.

Nicht zu verwechseln ist die Kassennachschau jedoch mit der sog. Außenprüfung.

Geprüft werden im Rahmen einer Kassennachschau insbesondere bargeldintensive Betriebe, so z.B. Gastronomie, Friseure, Bäckereien etc. Gegenstand der Prüfung ist die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen der gesamten Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Im Rahmen einer Kassennachschau kann ein sog. Kassensturz durchgeführt werden, d.h. Es erfolgt ein Abgleich des Istbestandes mit dem Sollbestand. Voraussetzung ist natürlich, dass der Steuerpflichtige seine Kasse tatsächlich täglich führt. Dies wird nämlich in § 146 (1) S. 2 Abgabenordnung explizit gefordert.

Neben den elektronischen Aufzeichnungssystemen (elektronische Registrierkassen, computergestützte Kassensysteme etc.) werden auch alle manuellen Formen (insbesondere offene Ladenkassen) mittels retrograder Ermittlung der Kasseneinnahmen und Kassenausgaben überprüft.

Nutzt der Unternehmer ein elektronisches Kassensystem, so ist im Rahmen der Kassennachschau ein Datenzugriff auf das System und damit auf die einzelnen Daten zulässig. Um dieses Vorgehen reibungslos gewährleisten zu können, hat der Steuerpflichtige die gesamte Verfahrensdokumentation des jeweiligen Aufzeichnungssystems vorzulegen. Der Finanzbeamte muss so in der Lage sein, jeden Schritt sauber und eindeutig nachvollziehen zu können.

Ablauf der Kassennachschau

Durchgeführt wird die Kassennachschau während der Geschäftszeiten. Hierzu ist der Amtsträger berechtigt, die Geschäftsgrundstücke und die Geschäftsräume des Steuerpflichtigen zu betreten. Hierbei muss es sich nicht unbedingt um im Eigentum stehende Räumlichkeiten und Gebäude handeln. Über die Durchführung der Kassennachschau hat der Finanzbeamte eine schriftliche Mitteilung auszuhändigen und auf die Rechte und Pflichten des Steuerpflichtigen hinzuweisen. Anschließend kann mit der Kassennachschau begonnen werden. D.h. Der Finanzbeamte kann den Steuerpflichtigen auffordern, alle Belege bzw. Bücher vorzulegen und Zugriff auf das Aufzeichnungssystem zu gewährleisten. Der Steuerpflichtige ist seinerseits zur Mitwirkung verpflichtet und hat dem Finanzbeamten alle notwendigen Unterlagen vorzulegen.

Der Steuerpflichtige muss auch damit rechnen, dass die Amtsträger die Kassenführung und die Aufzeichnungssysteme bzw. dessen Handhabung anonym überprüfen.

Führt die Kassennachschau zu Beanstandungen, weil die Kassenaufzeichnungen formell und materiell nicht ordnungsgemäß sind, ist er berechtigt zu einer Außenprüfung überzugehen, § 146 b (3) Abgabenordnung. Die Entscheidung, ob zu einer Außenprüfung übergegangen wird, liegt im Ermessen des Finanzbeamten.

Im Allgemeinen können Mängel in der Kassenführung auch zu einer Verwerfung der Buchführung führen, sodass Schätzungen und/oder Bußgelder drohen.

Aktuelle Änderungen bei der Kassenführung:

Ab 2020 sollen verschärfe Anforderungen zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt werden. Gemäß § 146 a (1) S. 2 Abgabenordnung sollen elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden.

Die Sicherheitseinrichtung soll aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium sowie einer digitalen Schnittstelle bestehen. Das Sicherheitsmodul soll dabei sicherstellen, dass die eingegebenen Daten direkt zu Beginn protokolliert und nicht verändert werden können (journalisiert werden). Das Speichermedium soll die elektronischen Aufzeichnungen sichern und für mögliche Prüfungen bereithalten.

Für alte Registrierkassen gibt es eine Übergangsregelung: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, können bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Dies gilt für alle Kassen, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, jedoch nicht mit einer zertifizierten Sicherungseinrichtung ausgestattet.

Für neu angeschaffte Aufzeichnungssysteme gilt: diese müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung an das zuständige Finanzamt gemeldet werden, §146 a (4) S. 1 und 2 Abgabenordnung.

Ab 2020 wird zusätzlich eine Belegausgabepflicht eingeführt. Dies gilt nur bei Verwendung elektronischer Kassensysteme. Demnach ist jedem Kunden stets ein Kassenbeleg auszuhändigen. Dieser kann in Papierform oder einem bestimmten standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Als eine weitere Verschärfung gilt die Einführung bzw. Erhöhung möglicher Geldstrafen. Ein fehlerhafte Kassenführung wird demnach mit bis zu 25.000,- € (vorher: 5.000,- €) sanktioniert. Das Bußgeld kann dabei sogar mehrmals verhängt werden.

Zusammenfassung:

Eine ordnungsgemäße Kassenführung wird immer mehr zum Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Zahlreiche gesetzliche Neuregelungen haben die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung verschärft. Nicht nur die Unternehmer/Unternehmen sind nun gefordert, ihre Kassenführung an die aktuellen gesetzlichen Regelungen anzupassen, auch die Finanzverwaltung selbst wird aktiv und versucht anhand geeigneter Maßnahmen (siehe Kassennachschau) Manipulationen und Unregelmäßigkeiten vorzubeugen. Besonders betroffen sind hier bargeldintensive Geschäfte. Aber auch für alle anderen gilt: eine ordnungsgemäße Kassenführung sollte spätestens für die Zukunft gewährleistet werden.