Buchführungspflicht - Regelung im Steuerrecht und HGB

Allgemeines zur Buchführungspflicht

Eine Buchführungspflicht ergibt sich grundsätzlich aus dem Handelsrecht.

Ebenso ist diese im Steuerrecht in der Abgabenordnung geregelt. Ziel der Buchführungspflicht ist es im Wesentlichen eine Art Dokumentation aller Geschäftsvorfälle des Unternehmens zu gewährleisten und so »einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lage des Unternehmens zu vermitteln«, § 238 HGB.
Aus steuerlicher Sicht soll die Buchführung eine ordnungsgemäße Besteuerung sicher stellen.

Einzelheiten zu den jeweiligen Vorschriften werden im Nachfolgenden dargestellt.

Die Pflicht einer Buchführung ist im HGB geregelt

Im deutschen Handelsrecht ist die Buchführungspflicht in § 238 Abs. 1 geregelt. Dieser besagt, dass alle Kaufleute grundsätzlich dazu verpflichtet sind Bücher zu führen. Die Vorschrift knüpft die Buchführungspflicht damit an die allgemeine Kaufmannseigenschaft an. Wer als Kaufmann gilt, bestimmen die §§ 1-6 HGB. Demnach unterscheidet man zwischen Form-, Ist-, und Kannkaufmann.
Gemäß § 1 Abs. 1 HGB ist derjenige Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt. Was als Handelsgewerbe gilt, bestimmt § 1 Abs. 2 HGB. Danach ist ein Handelsgewerbe »jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert«. Der zweite Halbsatz bezieht sich insbesondere auf Kleingewerbetreibende, die aufgrund ihres Geschäftsbetriebes nicht als Istkaufleute im Sinne des § 1 Abs. 1 gelten. Diese haben jedoch die Möglichkeit sich freiwillig ins Handelsregister eintragen zu lassen. Sie gelten dann ebenfalls als Kaufleute (so genannte Kann- Kaufleute). Die Eintragung wirkt, anders als bei Istkaufleuten konstitutiv. Sie sind dann den Istkaufleuten gleichgestellt. Jeder Istkaufmann ist hingegen verpflichtet, sich im Handelsregister einzutragen. Die Eintragung ist für diese deklaratorisch.

Zu den Formkaufleuten gehören hingegen insbesondere Handelsgesellschaften wie die GmbH, OHG, KG. Diese sind Kaufleute kraft Rechtsform. Anders als bei den Istkaufleuten ist der Betrieb eines Handelsgewerbes nicht erforderlich. Dieser wird vielmehr kraft Gesetz fingiert.

Eine Ausnahme von der allgemeinen Buchführungspflicht sieht § 241 a HGB für Einzelkaufleute vor. Demnach sind diese nicht zur Buchführung verpflichtet, wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren die Umsatzerlöse weniger als EUR 600.000 und der Jahresüberschuss weniger als EUR 60.000 betragen.

Ebenso nicht zur Buchführung verpflichtet sind so genannte Freiberufler. Diese betreiben kein Gewerbe und sind demnach keine Kaufleute im Sinne des HGB. Diese können vielmehr freiwillig zur Buchführung übergehen.

Buchführungspflicht im Steuerrecht

Die Buchführungspflicht im Steuerrecht ist insbesondere für Zwecke der Besteuerung relevant.
Diese wird auch als »derivative« (abgeleitete) Buchführungspflicht bezeichnet. Daneben kennt das Steuerrecht die so genannte originäre Buchführungspflicht. Geregelt sind beide in den §§ 140, 141 der Abgabenordnung (AO).

Die derivative Buchführungspflicht knüpft an die Verpflichtung, nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen, Bücher und Aufzeichnungen zu führen. Dieser Pflicht hat der Steuerpflichtige gemäß § 140 AO gleichzeitig für Zwecke der Besteuerung nachzugehen.

Im Umkehrschluss ergibt sich, dass jemand, der beispielsweise aufgrund der Befreiungsvorschrift des § 241 a HGB nicht zur Buchführung verpflichtet ist, dies auch nicht im Steuerrecht ist.

Gegebenenfalls kann sich jedoch die Verpflichtung Bücher zu führen aus § 141 AO ergeben. Dieser regelt die so genannte originäre Buchführungspflicht. Eine solche ergibt sich zum einen, sofern § 140 AO nicht einschlägig ist, zum anderen, wenn bestimmte Größenkriterien überschritten werden. So wird ein gewerblicher Unternehmer buchführungspflichtig, wenn die Umsätze im Kalenderjahr (einschließlich der steuerfreien Umsätze) EUR 600.000 oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb EUR 60.000 überschreitet. Für Land- und Forstwirte gelten dabei andere Werte (vgl. hierzu § 141 Abs. 1 Nr. 3, 5 AO.

Beginn und Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht im steuerlichen Sinne beginnt grundsätzlich mit Beginn des Wirtschaftsjahres, dass auf das Jahr folgt, in dem die erstmalige Mitteilung an die Finanzbehörden erfolgt ist. Hierzu wird seitens des Finanzamtes eine gesonderte Mitteilung erlassen.

Im Umkehrschluss endet die Buchführungspflicht mit dem Ende des Wirtschaftsjahres, das dem Jahr folgt, in dem die Voraussetzungen für die Buchführungspflicht weggefallen sind. Einer gesonderten Nachricht an den Steuerpflichtigen bedarf es in diesem Falle jedoch nicht.

Gewinnermittlung

Wer kraft Gesetz oder freiwillig Bücher führt, hat für steuerliche Zwecke seinen Gewinn nach § 4 Abs. 1 EStG durch Betriebsvermögensvergleich zu ermitteln. In allen anderen Fällen hat der Steuerpflichtige ein Wahlrecht welche Gewinnermittlungsart er anwendet. D.h. so genannte Freiberufler ermitteln ihren Gewinn oft durch eine Einnahme-Überschuss-Rechnung, da diese etwas weniger Aufwand erfordert. Ebenso kann der Steuerpflichtige zwischen den beiden Gewinnermittlungen wechseln, wobei dies nicht innerhalb eines Wirtschaftsjahres möglich ist.

Fazit

Die wohl wichtigste bzw. zentrale Vorschrift zur Buchführungspflicht findet sich im § 238 HGB.

Diese knüpft die Buchführungspflicht an die Kaufmannseigenschaft an. Daneben existieren im Steuerrecht ebenfalls zwei Vorschriften, die die Buchführungspflicht für Zwecke der Besteuerung regeln. Eine davon ist an die handelsrechtliche Buchführungspflicht angeknüpft, während die zweite Vorschrift bestimmte Größenkriterien definiert, deren Überschreiten zu einer Buchführungspflicht führen. Wer buchführungspflichtig ist, hat seinen Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich nach § 4 Abs. 1 EStG zu ermitteln.