Wie funktioniert die 1-Prozent-Regelung?

Viele Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen überlassen bekommen, dürfen diesen auch für Privatfahrten nutzen. Die diese Nutzungsüberlassung unentgeltlich erfolgt, liegt ein geldwerter Vorteil vor. Bei der Bewertung dieses geldwerten Vorteils ist die 1%-Regelung (Listenpreismethode) anzuwenden. D.h. die Privatnutzung wird jeden Monat mit 1% des inländischen Listenpreises für das Fahrzeug angesetzt. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden dabei gesondert erfasst.

1 Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Wird dem Arbeitnehmer ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt, so kann man zwei Fallkonstellationen unterscheiden. Nutzt der Arbeitnehmer den Wagen ausschließlich für betriebliche Fahrten, so liegt kein geldwerter Vorteil vor. In der Lohnabrechnung des Arbeitnehmers ist nichts Besonderes zu beachten. Darf der Mitarbeiter den Wagen jedoch für Privatfahrten sowie für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, so muss dieser geldwerte Vorteil entsprechend versteuert werden, § 8 Abs 2 Satz 2 EStG. Gemäß § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist die Privatnutzung »jeden Kalendermonat mit 1% des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich Umsatzsteuer anzusetzen«.

Alternativ kann die Privatnutzung gem. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG anhand eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuches nachgewiesen werden. Dies ist in der Regel günstiger, wenn die Privatnutzung weniger als 12% beträgt. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen zum Inhalt eines Fahrtenbuches. Dennoch werden daran sehr strenge Anforderungen gestellt. Insbesondere müssen dort folgende Angaben enthalten sein:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn sowie zum Ende der Fahrt
• Reiseziel
• Reisezweck

Dienstliche und private Fahrten sind separat aufzuzeichnen.

Unabhängig davon, welche Methode man wählt, ist der geldwerte Vorteil sowohl lohnsteuer- als auch sozialversicherungspflichtig. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte der Pauschalversteuerung in Höhe von 15% zu unterwerfen. Der Vorteil dabei ist, dass keine Sozialabgaben anfallen.

1% Regelung bei Elektroautos und Hybridautos

Der Gesetzgeber fördert zunehmend die Elektromobilität. Dies hat auch Auswirkungen auf die Bewertung des geldwerten Vorteils. Denn im Vergleich zu »normalen« Fahrzeugen wird die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Privatnutzung in diesem Falle reduziert.

Eine Halbierung der Bemessungsgrundlage wird unter den folgenden Voraussetzungen vorgenommen:

• Die Kohlenstoffdioxidemission darf maximal 50 Gramm je gefahrenen Kilometer betragen oder
• Die Reichweite muss bei einer Anschaffung bis Ende 2021 mindestens 40 Kilometer betragen
  Dies gilt für Hybrid- und Elektrofahrzeuge, Elektrofahrräder (über 25 km/h) und S-Pedelecs
• Die Kohlenstoffdioxidemission darf maximal 50 Gramm je gefahrenen Kilometer betragen oder
• Die Reichweite muss bei einer Anschaffung zwischen dem 01.01.2022 und dem 31.12.2024 mindestens 60 Kilometer betragen bzw. bei einer Anschaffung zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2030 mindestens 80 Kilometer
  Dies gilt für Hybrid- und Elektrofahrzeuge

Bei reinen Elektroautos wird die Bemessungsgrundlage ebenfalls halbiert, wenn das Fahrzeug keine CO² -Emissionen ausstößt und der Bruttolistenpreis mehr als 60.000 beträgt. Dies gilt für Fahrzeuge, die zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2030 angeschafft wurden.

Eine Viertelung der Bemessungsgrundlage kann unter den folgenden Voraussetzungen vorgenommen werden:

• Das Fahrzeug wurde zwischen dem 01.01.2019 und dem 31.12.2030 angeschafft
• Es stößt keine CO²-Emissionen aus und der Bruttolistenpreis liegt unter 60.000
• Es handelt sich um reine Elektrofahrzeuge, Elektrofahrräder über 25 km/h oder S-Pedelecs

Wege Wohnung erste Tätigkeitsstätte

Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, unabhängig von der 1%-Regelung, gesondert zu erfassen. Demnach sind für diese Fahren monatlich 0,03% des Listenpreises für jeden Kilometer einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen, § 8 Abs. 2 Satz 3 EStG. Fährt der Mitarbeiter zwischen mehreren Wohnungen, so ist die Strecke zur jeweils näher gelegenen Wohnung zugrunde zu legen.

Unter bestimmten Voraussetzungen können bei einem Arbeitnehmer auch die tatsächlichen Fahrten zugrunde gelegt werden. Der Ansatz erfolgt dann mit 0,002% des Listenpreises je einfache Strecke und für höchstens 180 Tage. Diese Einzelbewertung kann angewendet werden, wenn der Mitarbeiter schriftlich und mit Datumsangabe die tatsächlichen Fahrten nachweist. Diese Erklärung muss der Arbeitgeber zwingend zu den Lohnunterlagen nehmen.

Abgeltungswirkung

Bei der 1%-Regelung handelt es sich um eine Vereinfachungsregelung, da man eben pauschal 1% des Bruttolistenpreises eines Wagens für die private Nutzung ansetzt. Durch die Anwendung der 1%-Regelung sind insbesondere folgende Kosten eines Wagens abgegolten:

• Tankkosten
• Reparaturkosten
• Kfz-Versicherung
• Kfz-Steuer
• Abschreibungen
• Ggf. Leasingzahlungen
• Zinszahlungen bei Finanzierung

Kostendeckelung

Es kann durchaus vorkommen, dass die für das Fahrzeug tatsächlich angefallenen Kosten geringer sind als der nach der 1%-Regelung ermittelte Sachbezug (z.B. weil das Fahrzeug bereits abgeschrieben ist oder nicht so viele Fahrten vorgenommen wurden). In diesem Fall kann der geldwerte Vorteil auf die Höhe der tatsächlich angefallenen Fahrzeugkosten begrenzt werden (sog. Kostendeckelung).