Betriebsveranstaltungen – Steuerliche Regelungen und Freibeträge

Eine Betriebsveranstaltung ist in fast jedem Unternehmen üblich. Die häufigsten Anlässe für eine Betriebsveranstaltung sind: Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge, Pensionstreffen etc. Es handelt sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene jedoch mit einem gesellschaftlichen Charakter. Teilnehmer einer Betriebsveranstaltung können sein: Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten, Begleitpersonen. Aber auch Geschäftsfreunde können an einer solchen Veranstaltung teilnehmen.

Die Kosten für eine Betriebsveranstaltung trägt natürlich der Unternehmer. Diese sind als Betriebsausgaben abziehbar. Da es sich um eine freiwillige und unentgeltliche Zuwendung seitens des Arbeitgebers handelt, sind einige lohnsteuerliche Besonderheiten zu beachten.

Besteht bei Betriebsveranstaltungen eine Lohnsteuerpflicht?

In §19 Abs. 1 Nr. 1a EStG heißt es: »zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gehören Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltungen)“.

Aus diesem Wortlaut ergibt sich, dass bei jeder Betriebsveranstaltung eine Lohnsteuerpflicht für den Arbeitnehmer entsteht. Dem steuert der Gesetzgeber teilweise entgegen. Unter bestimmten Voraussetzungen bleiben die Kosten für die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei. Die erste Voraussetzung ist, dass die Kosten für eine Betriebsveranstaltung im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse erwachsen. Daneben ist betragsmäßig eine Höchstgrenze zu beachten. Die so genannte
110,- €-Grenze. Es handelt sich dabei um einen Freibetrag, d.h. übersteigen die Aufwendungen je Betriebsveranstaltung und je Mitarbeiter (zu Begleitpersonen siehe weiter unten) die vorgenannte Grenze, so unterliegt lediglich der diese Grenze übersteigende Teil der Lohnsteuer.

Beachte: Es sind lediglich zwei übliche Betriebsveranstaltungen pro Jahr begünstigt. Jede weitere Betriebsveranstaltung unterliegt gänzlich der Lohnsteuerpflicht. Weiterhin muss die Betriebsveranstaltung allen Mitarbeitern zugänglich sein. Es darf keine Bevorzugung einzelner Mitarbeiter bzw. Mitarbeitergruppen stattfinden. Der Freibetrag wird pro Jahr und pro Betriebsveranstaltung gewährt. D.h. ist dieser nicht ausgeschöpft kann er nicht übertragen werden.

Berechnung des Teilnehmerkreises einer Betriebsveranstaltung

Bei der Berechnung der auf den einzelnen Mitarbeiter entfallenden Aufwendungen ist Vorsicht geboten. Der Grundsatz lautet: die Gesamtkosten für eine Betriebsveranstaltung sind jeweils auf die Zahl der anwesenden Teilnehmer zu verteilen. Dies hat in der Vergangenheit zu Streit geführt. Ein Unternehmer hat im Rahmen einer Betriebsveranstaltung die Kosten durch die Zahl der angemeldeten Teilnehmer geteilt (obwohl einige Mitarbeiter abgesagt haben). Das Finanzamt sah dies anders und stellte auf die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer ab. Dem widersprach wiederum das Finanzgericht und gab dem Arbeitgeber Recht. Also musste der BFH entscheiden. Dieser hat mit Urteil v. 21.04.2021 VI R 31/18 die Sichtweise des Finanzgerichts nicht bestätigt. Es bleibt also dabei: bei der Berechnung der 110,- €-Grenze ist auf die Zahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer abzustellen.

Begleitpersonen und Geschäftspartner

Viele Mitarbeiter bringen zu der Betriebsveranstaltung Ihre Ehepartner/Lebenspartner mit. Auch sind oftmals Geschäftspartner anwesend. Bei den Mitarbeitern sind die Aufwendungen für die Begleitpersonen in die Berechnung der 110,- € Grenze miteinzubeziehen. Übersteigen diese Aufwendungen in der Summe 110,- €, unterliegt der übersteigende Teil der Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht. D.h. für die Begleitpersonen gibt es keinen separaten Freibetrag.

Beispiel: die Kosten für eine Betriebsveranstaltung betragen 10.000 €. An der Betriebsveranstaltung nehmen 80 Arbeitnehmer und 20 Begleitpersonen teil. Auf jeden Arbeitnehmer entfallen Kosten in Höhe von 100 €. Bei 20 Mitarbeitern sind die Kosten für die Begleitperson in Höhe von jeweils 100 € miteinzubeziehen, d.h. bei 20 Mitarbeitern betragen die Kosten 200 €. Nach Abzug des Freibetrags in Höhe von 110 € sind 90 € der Lohnsteuer zu unterwerfen.

Nehmen an der Betriebsveranstaltung auch Geschäftspartner teil, so handelt es sich um Bewirtungsaufwendungen für die die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG greift. D.h. die Kosten, die auf Geschäftspartner entfallen, sind nur in Höhe von 70% abzugsfähig. Der Freibetrag ist nicht zu berücksichtigen.

Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung - was fällt unter die 110,- €-Grenze?

Typische Aufwendungen, die bei einer Betriebsveranstaltung anfallen und in die Berechnung der
110,- €-Grenze einfließen sind: Kosten für Speisen und Getränke, Geschenke an Mitarbeiter (und Begleitpersonen), Süßigkeiten, Tabakwaren, Eintrittskarten, Übernachtungskosten und Fahrtkosten etc.

Pauschalversteuerung

Wird die 110,- € Grenze überschritten, liegt steuerpflichtige Arbeitslohn vor. Gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG kann dieser Arbeitslohn der Pauschalversteuerung unterworfen werden. Die Pauschalierung erfolgt dabei mit 25%. Hinzu kommen noch 5,5% Soli und ggf. Kirchensteuer. Die Pauschalversteuerung kann auch dann vorgenommen werden, wenn der Arbeitnehmer an mehr als zwei Veranstaltungen anwesend ist. Zu beachten ist auch, dass eine Pauschalversteuerung zur Sozialversicherungsfreiheit führt. Denn eine, anlässlich einer Betriebsveranstaltung, pauschalversteuerte Zuwendung stellt kein Arbeitsentgelt im Sinne des Sozialversicherungsrechts dar.

Umsatzsteuerliche Auswirkungen

Sofern die Aufwendungen die vorgenannte Grenze von 110,- € pro Mitarbeiter (und ggf. inklusive der Begleitperson) nicht übersteigen, steht dem Unternehmen der volle Vorsteuerabzug aus den Aufwendungen zu.