Ordnungsgemäße Kassenführung – Kassenbuch - Kassennachschau

Ordnungsgemäße Kassenführung – Wichtige Punkte

Die ordnungsgemäße Kassenführung ist vor allem für bargeldintensive Betriebe wie Gastronomie und Einzelhandel entscheidend, da diese verstärkt im Fokus der Finanzbehörden stehen. Seit dem 1. Januar 2017 gelten verschärfte Anforderungen, wie der Einsatz manipulationssicherer technischer Sicherheitseinrichtungen (TSE) für elektronische Kassensysteme.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die Meldepflicht für Kassensysteme eingeführt:

• Bestandsgeräte: Meldung bis 31. Juli 2025.
• Neugeräte: Meldung innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme.

Regelmäßige Prüfungen und eine rechtzeitige Anpassung der Kassensysteme sind entscheidend, um Sanktionen zu vermeiden. Detaillierte Vorgaben und weitere Änderungen sind in den folgenden Abschnitten dargestellt.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Verpflichtung zur Kassenführung ergibt sich regelmäßig aus der Buchführungspflicht d. §238 ff. Handelsgesetzbuch i.V.m. §§ 140-148 Abgabenordnung. D.h. diese betrifft zunächst jene, die Ihren Gewinn anhand des so genannten Betriebsvermögensvergleichs erstellen, d.h. bilanzieren. Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen führen. Dies beinhaltet die tägliche Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben (Kassenbuch).

Unternehmer, die Ihren Gewinn hingegen anhand der sog. Einnahme-Überschuss-Rechnung ermitteln (sog. Gewinnermittler), sind nicht zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet. Alle erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. D.h. Die Bareinnahmen und Barausgaben können anhand vorhandener Rechnungen und Quittungen nachgewiesen werden, indem diese chronologisch jeden Tag sortiert sind und beispielsweise in einer Excel-Tabelle eingetragen sind.

Gesetzliche Regelungen, wie ein Kassenbuch zu führen ist, existieren nicht. In § 146 (1) Abgabenordnung heißt es lediglich, dass „Buchungen und Aufzeichnungen vollständig, einzeln, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind“.

Unabhängig davon gilt im Umsatzsteuerrecht, dass jeder Unternehmer verpflichtet ist, seine Einnahmen einzeln und getrennt nach Steuersätzen aufzuzeichnen hat, § 22 Umsatzsteuergesetz.

Im Grundsatz gilt somit eine Einzelaufzeichnungspflicht. Dies gilt unabhängig davon, welche Art des Kassensystems man verwendet. Ebenso ist diese unabhängig von der jeweiligen Gewinnermittlungsart.

Hiervon gibt es jedoch Ausnahmen, insbesondere im Einzelhandel. Demnach kann von einer Einzelaufzeichnungspflicht abgesehen werden, wenn:

• eine offene Ladenkasse verwendet wird,
• Waren an einer Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden,
• der Umsatz wird durch Barzahlung generiert wird.

Beispiele hierfür sind: Gaststätten, Bäckereien, Friseure, Restaurants, Imbissbuden etc.

Hiervon gibt es eine Rückausnahme: die Einzelaufzeichnungspflicht ist zu beachten, sofern im Rahmen eines Geschäftsvorfalls Bareinnahmen von mehr als 15.000,- € erzielt werden.

Möglichkeiten der Kassenführung:

Eine bestimmte Form der Kassenführung ist nicht vorgeschrieben. Es soll jedoch stets sichergestellt werden, dass die Einnahmen und Ausgaben dauerhaft, lückenlos und nachweisbar dokumentiert und archiviert werden.

Verletzungen der ordnungsgemäßen Kassenführung stellen einen Mangel in der Buchführung dar und können im Falle einer Prüfung zu erheblichen Hinzuschätzungen und damit Steuernachzahlungen führen.

Kassenarten:

offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist im Ergebnis eine Barkasse. Diese ist technisch nicht ausgestattet, d.h. Das Bargeld wird in einem Vorratsbehälter, wie z.B. Schublade oder Geldkassette aufbewahrt. Die Verwendung einer offenen Ladenkasse ist nach dem 01.01.2017 sowie auch nach dem 01.01.2019 weiterhin möglich. An die Kassenführung sind bei Verwendung einer elektronischen Kasse viel höhere Anforderungen gestellt. Anders als bei elektronischen Kassensystemen sind die Aufzeichnungen bei einer offenen Ladenkasse manuell zu führen. Demnach sollte hierfür bei einer offenen Ladenkasse täglich ein Kassenbericht geführt werden. Hierbei werden die täglichen Einnahmen retrograd ermittelt (vgl. auch unten).

Elektronische Registrierkassen

Bei einer elektronischen Registrierkasse erfolgt die Kassenbuchführung quasi von selbst, d.h. automatisch im System selber. Elektronische Registrierkassen können sein:

• PC-Kassen bzw. computergestützte Kassensysteme und
• Registrierkassen mit einem eigenen Betriebssystem

Erste besitzen ein herstellerspezifisches Programm auf einem branchenspezifischen Betriebssystem, welches über ein umfangreiches Speichermedium verfügt. Dies ermöglicht es, die Daten von der Kasse in ein anderes EDV System zu übertragen, sodass diese beispielsweise in der Buchhaltung weiterverarbeitet werden können. Letztere besitzen hingegen über ein nur geringes Speichermedium, sodass keine Schnittstelle gegeben ist, um die Daten zu übertragen.

Für alle Arten elektronischer Registrierkassen gilt seit 2010, dass alle Daten und Bewegungen in der Kasse einzeln aufgezeichnet werden. Die eingegebenen Daten müssen endgültig, d.h. unveränderbar sein und über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden. Ab dem 01.01.2025 haben sich die Anforderungen an elektronische Registrierkassen noch einmal verschärft. Besondere Bedeutung ist dabei den Begriffen Unveränderbarkeit und Einzelaufzeichnung beizumessen.

Registrierkassen mit einem eigenen Betriebssystem stellen eine Art Auslaufmodell dar. Unternehmer, die solche Systeme nutzen, sollten unbedingt bei dem jeweiligen Hersteller nachfragen, ob notwendige Updates durchgeführt wurden und ob die Kassen den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Wird eine Registrierkasse verwendet, so benötigt man für Prüfungen durch das Finanzamt ebenso die Dokumentation der Einrichtung. Ebenso ist darauf zu achten, dass die Kasse den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht und sämtliche Updates durchgeführt werden.

Typische Fehler in der Kasse:

Einige »typische« Fehler in der Kassenführung seien an dieser Stelle beispielhaft aufgezählt:

• Minuskasse: der Bestand des Kassenbestandes am Ende des Tages ist negativ
• Z-Bons sind unvollständig oder nicht fortlaufend
• Umsätze werden gerundet
• Additionsfehler im Kassenbericht: Ist Bestand und der ausgewiesene Tagesumsatz stimmen überein, nicht jedoch die rechnerische Ermittlung

Kassennachschau – Ein Überblick

Die Kassennachschau, eingeführt am 1. Januar 2018, ist ein Instrument der Finanzverwaltung zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung. Sie ist in § 146b Abgabenordnung (AO) geregelt und dient der Prävention von Manipulationen an Kassensystemen sowie der Vermeidung von Steuerausfällen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Steuerpflichtige gesetzeskonforme Kassensysteme nutzen und die Kasseneinnahmen sowie -ausgaben ordnungsgemäß dokumentieren.

Hintergrund

Seit dem 1. Januar 2017 dürfen nur noch Kassensysteme verwendet werden, die Kassendaten aufzeichnen, aufbewahren und exportieren können. Diese Anforderungen wurden später durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ergänzt. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme und die dazugehörigen Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) den Finanzbehörden über Mein ELSTER gemeldet werden. Die Meldefristen sind:

• Bestandsgeräte: Bis 31. Juli 2025.
• Neugeräte: Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme.

Unterschied zur Außenprüfung

Die Kassennachschau ist von der Außenprüfung zu unterscheiden, da sie unangekündigt und in einem begrenzten Rahmen stattfindet. Bei Beanstandungen kann sie jedoch in eine Außenprüfung übergehen.

Gegenstand der Kassennachschau

Die Kassennachschau betrifft vor allem bargeldintensive Betriebe wie Gastronomiebetriebe, Friseure und Bäckereien. Geprüft werden die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen aller Kasseneinnahmen und -ausgaben. Neben elektronischen Kassensystemen werden auch manuelle Systeme (z. B. offene Ladenkassen) durch retrograde Prüfungen überprüft.

Ein wesentlicher Bestandteil der Kassennachschau ist der Kassensturz, bei dem der Istbestand mit dem Sollbestand abgeglichen wird. Laut § 146 Abs. 1 Satz 2 AO müssen Steuerpflichtige eine tägliche Kassenführung sicherstellen.

Datenzugriff und Verfahrensdokumentation

Bei elektronischen Kassensystemen ist der Datenzugriff durch die Finanzbeamten zulässig. Die Verfahrensdokumentation des Kassensystems muss vollständig vorliegen, um die Nachvollziehbarkeit der Aufzeichnungen zu gewährleisten.

Ablauf der Kassennachschau

1. Durchführung: Die Kassennachschau findet während der Geschäftszeiten statt. Finanzbeamte dürfen Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten, auch wenn diese nicht im Eigentum des Steuerpflichtigen stehen.
2. Mitteilung: Der Finanzbeamte händigt eine schriftliche Mitteilung über die Kassennachschau aus und weist auf die Rechte und Pflichten hin.
3. Prüfung: Der Steuerpflichtige ist verpflichtet, alle Belege, Bücher und das Kassensystem zur Prüfung bereitzustellen. Anonyme Prüfungen der Handhabung der Kasse sind ebenfalls möglich.

Konsequenzen bei Mängeln

Werden Mängel in der Kassenführung festgestellt, kann dies zu einer Außenprüfung führen. Laut § 146b Abs. 3 AO liegt diese Entscheidung im Ermessen des Finanzbeamten. Fehlerhafte Kassenaufzeichnungen können zur Verwerfung der Buchführung, zu Schätzungen, Nachzahlungen und Bußgeldern führen.

Empfehlung

Unternehmen sollten ihre Kassensysteme regelmäßig auf Konformität prüfen und sicherstellen, dass die Verfahrensdokumentation vollständig ist. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, steuerlichen Rat einzuholen, um Beanstandungen und Sanktionen zu vermeiden.

Aktuelle Änderungen bei der Kassenführung:

Ab 2020 sollen verschärfe Anforderungen zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme eingeführt werden. Gemäß § 146 a (1) S. 2 Abgabenordnung sollen elektronische Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden.

Die Sicherheitseinrichtung soll aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium sowie einer digitalen Schnittstelle bestehen. Das Sicherheitsmodul soll dabei sicherstellen, dass die eingegebenen Daten direkt zu Beginn protokolliert und nicht verändert werden können (journalisiert werden). Das Speichermedium soll die elektronischen Aufzeichnungen sichern und für mögliche Prüfungen bereithalten.

Für alte Registrierkassen gibt es eine Übergangsregelung: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, können bis zum 31.12.2022 verwendet werden. Dies gilt für alle Kassen, die den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen, jedoch nicht mit einer zertifizierten Sicherungseinrichtung ausgestattet.

Für neu angeschaffte Aufzeichnungssysteme gilt: diese müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung an das zuständige Finanzamt gemeldet werden, §146 a (4) S. 1 und 2 Abgabenordnung.

Ab 2020 wird zusätzlich eine Belegausgabepflicht eingeführt. Dies gilt nur bei Verwendung elektronischer Kassensysteme. Demnach ist jedem Kunden stets ein Kassenbeleg auszuhändigen. Dieser kann in Papierform oder einem bestimmten standardisierten Datenformat ausgegeben werden.

Als eine weitere Verschärfung gilt die Einführung bzw. Erhöhung möglicher Geldstrafen. Ein fehlerhafte Kassenführung wird demnach mit bis zu 25.000,- € (vorher: 5.000,- €) sanktioniert. Das Bußgeld kann dabei sogar mehrmals verhängt werden.

Zusammenfassung:

Eine ordnungsgemäße Kassenführung wird immer mehr zum Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Zahlreiche gesetzliche Neuregelungen haben die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung verschärft. Nicht nur die Unternehmer/Unternehmen sind nun gefordert, ihre Kassenführung an die aktuellen gesetzlichen Regelungen anzupassen, auch die Finanzverwaltung selbst wird aktiv und versucht anhand geeigneter Maßnahmen (siehe Kassennachschau) Manipulationen und Unregelmäßigkeiten vorzubeugen. Besonders betroffen sind hier bargeldintensive Geschäfte. Aber auch für alle anderen gilt: eine ordnungsgemäße Kassenführung sollte spätestens für die Zukunft gewährleistet werden.