Vorteile für Cloud-ERP-Nutzer bei der Umstellung der Mehrwertsteuer

An niemanden ist die Corona-Pandemie spurlos vorrübergegangen. Sei es die Politik, die Privatperson oder die Wirtschaft. Dankend nehmen daher alle die Mehrwertsteuersenkung an, die vom 1. Juni 2020 bis zum 31. Dezember 2020 gilt. Statt 19 Prozent zählen bis Jahresende 16 Prozent. Der ermäßigte Wert sinkt dabei von sieben auf fünf Prozent.

Mit dieser Regelung möchte die Bundesregierung dafür sorgen, dass das Konsumverhalten steigt. Aufgrund von Covid-19 fiel das Verlangen nach Neuanschaffungen stark ab. Dafür sorgten sowohl geschlossene Geschäfte als auch Kontaktbeschränkungen sowie die Angst vor Ansteckungen.

Dass die Firmen diese Maßnahme unterstützen, erkennen die Verbraucher an den aktualisierten Verkaufspreisen. Doch diese Umstellung erfolgte meistens nicht durch Zauberei über Nacht. Stattdessen war sie mit vielen Herausforderungen und Kosten verbunden. Dankenderweise gibt es in der heutigen Zeit Programme, die Unternehmen bei dieser Herausforderung unterstützen. Nachfolgendend finden Interessierte einige Vorteile, die ihnen eine Cloud-ERP bringt.

Wo eine Software helfen kann

So gut der Gedanke der Regierung auch gewesen ist. Diese zeitlich begrenzte Umstellung stellt viele Betriebe vor große Schwierigkeiten. Auf der einen Seite stehen die zusätzlichen Arbeitsstunden, die Angestellte in das Umetikettieren zahlreicher Produkte investieren müssen. Auf der anderen Seite sind sich alle bewusst, dass sie die gleichen Vorgänge zum Ende des Jahres erneut wiederholen müssen. Gerade bei der Senkung traf dies viele Unternehmen enorm. Aufgrund von Kurzarbeit und Krankheit war das Personal begrenzt, was die Umstellung innerhalb weniger Tage zu einer Mammutaufgabe machte. Eine Vorbereitungszeit gab es im Grunde überhaupt nicht. Diese Arbeiten konnten leider auch keine Programme übernehmen.

Wobei eine Software sehr wohl helfen kann, sind alle Belange, die digital erfasst sind. Dazu gehören:

• Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme
• Online-Shops
• Warenwirtschaftssysteme

Wer bereits bei der Senkung über eine entsprechende Software verfügte, sparte sich enorme Kosten und Aufwand. Betriebe hingegen, die solche Eingaben manuell einführen mussten, standen vor der gleichen Problematik wie beim Umetikettieren. Zudem besteht bei einer händischen Eingabe immer die Möglichkeit, Fehler zu begehen. Firmen wissen, wie wichtig akkurates Arbeiten in Bezug auf die Steuer ist. Fehler können zu hohen Nachzahlungen oder sogar Strafen führen.

Unternehmer konnten mithilfe eines übergreifenden ERP-System alle digitalen Bereiche steuern, durch die eine Umstellung schnell erfolgt. Diese Software kann den aktuellen Steuersatz mit Leichtigkeit sowohl auf die gesamte Produktpalette als auch auf alle Rechnungen anwenden. Da Betriebe nun genug Zeit haben, sich auf die erneute Umstellung vor 2023 vorzubereiten, bietet ein solches Programm eine große Erleichterung bei der Planung.

ERP-System kurz erklärt

Diese Software ermöglicht es Firmen, alle Geschäftsprozesse zu steuern und zu planen. Enterprise-Resource-Planning ist dabei für jede Unternehmensgröße von Vorteil. Zusätzlich bietet sie mittlerweile branchenspezifische Lösungen an. Dadurch ist jeder Betrieb in der Lage, ein ERP-System zu nutzen.

Es handelt sich hierbei um eine einheitliche Software mit einer einzigen Datenbank, die alle Bereiche abdeckt. Je nach Bedarf können Nutzer die Funktionen auch im Nachhinein erweitern, so dass es sich immer an den aktuellen Stand der Firma anpasst.

Diese Vernetzung ermöglicht es der Software, die Mehrwertsteuer-Umstellung mit nur wenigen Eingaben für alle betroffenen Stellen umzusetzen.

Warum eine Cloud-Lösung?

Noch besser ist es allerdings, auf eine Cloud-Lösung zurückzugreifen. Bei dieser Variante geschieht die Umwandlung komplett automatisch zum Stichtag. ERP-Cloud-Systeme sind dauerhaft online, was einen Zugriff von jeder erdenklichen Stelle ermöglicht. Das bedeutet gleichermaßen, dass der Anbieter Aktualisierungen innerhalb weniger Sekunden durchführen kann.

Betriebe können von diesen automatischen Umstellungen enorm profitieren, da keine manuellen Eingaben nötig sind. Zudem gelten die Aktualisierungen für die gesamte Software, die sowohl die Warenwirtschaft, die Buchhaltung als auch den Online-Shop steuert.

Weitere Vorteile

Neben diesem aktuell wichtigen Punkt, gibt es noch weitere Vorteile, die eine Installation profitabel machen. Eine Cloud-Lösung ist preisgünstiger als eine on-premise-Version, weshalb gerade KMUs auf eine solche Software setzen können.

Zudem nützen die weltweiten Zugriffsmöglichkeiten den Mitarbeitern, die außerhalb der Büroräume arbeiten. Dazu zählen sowohl Außendienstmitarbeiter als auch Kollegen in externen Geschäftsräumen. Jeder Kollege kann von überall aus auf die gesamten Daten zugreifen. Unabhängig davon, ob diese das eigene Smartphone oder den firmeneigenen Laptop verwenden.

Ein weiterer Vorteil einer solchen Lösung besteht vor allem für kleinere sowie mittelständische Unternehmen in der individuellen Betreuungsmöglichkeit. Wie bereits bei der Mehrwertsteuersenkung erwähnt, kann der Anbieter bzw. das Fachpersonal des Anbieters direkt in die Programmierung eingreifen. Und das, ohne vor Ort zu sein. Dadurch erfolgt die Umstellung in Echtzeit, ohne dass lange Installations- oder Wartungsarbeiten vor Ort anfallen. Dies ist ebenfalls mit weniger Kosten verbunden.

KMUs möchten stetig wachsen und sich weiterentwickeln. Wenn dies geschieht, steigen auch die Anforderungen in den Unternehmen entsprechend an. Häufig brauchen Firmen dafür neue Software. Dank einer ERP-Cloud müssen Betriebe stattdessen allenfalls neue Module bzw. Schnittstellen installieren. Diese integrieren sich mit Leichtigkeit in die vorhandenen Datensätze. Dadurch sparen sich die Betriebe sowohl Zeit als auch Kosten. Keine Informationen müssen manuell neu eingepflegt werden. Stattdessen synchronisieren sich die Programme untereinander. ERP-Hersteller beraten dabei gerne die Anwender, welche Erweiterungen für sie im konkreten Fall sinnvoll sind und helfen bei der Optimierung.

Ausnahmefälle:

Firmen müssen dennoch bedenken, dass es bei der Mehrwertsteuer-Umstellung spezielle Ausnahmen gibt. Die Umsatzsteuerregelung tritt nicht beim Kauf direkt in Kraft, sondern erst bei der Ausführung der Leistung. Dies kann auf viele verschiedene Bereiche zutreffen und für Verwirrung sorgen. Hier haben wir bereits Einzelfragen zu bestimmten Fällen detailliert erklärt. Selbst intelligente Cloud-Lösungen können solche Herausforderungen nicht immer meistern, weshalb eine zusätzliche Konsultation eines Steuerberaters aushelfen kann.

Ein konkretes Beispiel soll dies kurz erläutern:

Ein Handwerker schafft es zeitlich bzw. witterungsbedingt nicht, seine Arbeit für einen Privatkunden vor Ende des Jahres 2020 abzuschließen. In diesem Fall muss der Betrieb die Rechnung aufteilen, da die erste Teilleistung im Zeitraum der Mehrwertsteuersenkung stattfand, die zweite danach. Die Verrechnung gestaltet sich aufgrund der verschiedenen Steuersätze daher komplizierter.

Mit einer ERP-Cloud-Software gewappnet sein

Eine Cloud-Lösung kann zwar nicht bei allen Angelegenheiten helfen. Allerdings ist ein solches Programm auch nach der Mehrwertsteuersenkung enorm hilfreich. Unternehmen sollten die aktuelle Lage daher als Anreiz nehmen, um gerade jetzt eine solche Software zu erwerben. Niemand weiß, wann Richtlinien-Änderungen kommen, die eine schnelle Reaktion benötigen. Gerade in der momentanen Zeit ist alles möglich. Daher sind Betriebe mit einer solchen Lösung auf der sicheren Seite und können sowohl effizienter als auch zukunftsorientierter arbeiten.