Reisekostenabrechnung: Worauf muss man achten?

Viele Arbeitnehmer und Unternehmer bzw. Selbstständige tun sich mit dem Begriff Reisekostenabrechnung sehr schwer. Viele wissen nicht, welche Reisekosten bzw. in welcher Höhe diese steuerlich absetzbar sind. Unternehmer und Selbstständige laufen damit Gefahr, Betriebsausgaben unberücksichtigt zu lassen. Aber auch Arbeitnehmer lassen Werbungskosten ins Leere laufen.

Reisekosten mindern den Gewinn bzw. die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit und reduzieren damit auch die Einkommensteuer und ggf. die Gewerbesteuer. Eine kurze Einführung zum Thema Reisekosten bzw. Reisekostenabrechnung findet sich in den folgenden Abschnitten.

Die einzelnen Berufsgruppen sollen dabei getrennt voneinander betrachtet werden, wobei die gesetzlichen Regelungen stets eine Gleichstellung der beiden Berufsgruppen anstreben.

Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten (oder auch Kosten für eine Dienstreise) bezeichnet man im Wesentlichen alle Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit erwachsen. Hierzu zählen insbesondere Fahrt- und Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwendungen.

Die Grundsätze des Reisekostenrechts wurden mit Wirkung zum 01.01.2014 grundlegend modifiziert. Dabei wurde insbesondere der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ (vor 2014: »regelmäßige Arbeitsstätte«) näher definiert.

Die Zuordnung bzw. das Vorhandensein der ersten Tätigkeitsstätte ist entscheidend, ob die Grundsätze des Reisekostenrechts anwendbar sind, die zu einer umfangreicheren Ansatzmöglichkeit der Kosten führt oder aber nur die sog. Entfernungspauschale in Höhe von 30 Cent je vollen Kilometer absetzbar ist.

Fahrtkosten bei Arbeitnehmern

Bei Arbeitnehmern unterscheidet man grundsätzlich zwischen den Wegen zwischen der Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie beruflich veranlassten Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.

Begriff erste Tätigkeitsstätte

Der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde, wie bereits oben erwähnt, ab dem Veranlagungszeitraum 2014 neu gefasst. Demnach gilt als erste Tätigkeitsstätte die „ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist“, § 9 (4) S. 1 Einkommensteuergesetz. Die Zuordnung ist dauerhaft, sofern der Angestellte unbefristet, für die Dauer seines Arbeitsverhältnisses oder über einen Zeitraum von mindestens 48 Monaten an dieser Einrichtung tätig werden soll. Von einer dauerhaften Zuordnung ist ferner auszugehen, wenn der Angestellte nach dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen dauerhaft der Einrichtung zuzuordnen ist oder sich zeitlich dauerhaft in dieser Einrichtung aufhält. Zeitlich dauerhaft ist der Arbeitnehmer an der ersten Tätigkeitsstätte typischerweise arbeitstäglich, 2 Mal pro Woche oder weil er 1/3 der vereinbarten Arbeitszeit dort tätig werden soll.

Abzugsfähige Reisekosten:

Hat der Beschäftigte eine erste Tätigkeitsstätte, so sind die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit der einfachen Entfernung und 30 Cent je Arbeitstag als Werbungskosten in der Steuererklärung abrechnen. Der Ansatz der Kosten ist auf einen Betrag in Höhe von 4.500,- € begrenzt, § 9 (1) Nr. 4 S. 2 Einkommensteuergesetz. Diese Begrenzung gilt nicht, sofern der Steuerpflichtige sein eigenes Fahrzeug nutzt oder ihm ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird. Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist der Ansatz somit begrenzt.

Bei einer fünf-Tage-Woche akzeptiert das Finanzamt grundsätzlich 230 Fahrten im Jahr. Kosten für Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln können zudem in tatsächlicher Höhe erstattet werden, sofern diese die Entfernungspauschale übersteigen. Kosten für Flugstrecken werden von der Entfernungspauschale hingegen nicht erfasst und können in tatsächlicher Höhe abgezogen werden.

Mit der Entfernungspauschale sind sämtliche Kosten, die dem Arbeitnehmer auf dem Weg zwischen seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte erwachsen, abgegolten. Eine Ausnahme bilden die Unfallkosten. Diese können unter bestimmten Voraussetzung (z.B. dass sich der Unfall während einer dienstlichen Fahrt ereignet haben muss) zusätzlich zur Entfernungspauschale geltend gemacht werden.

Arbeitgeberzuschüsse:

Der Arbeitgeber kann dem Beschäftigten die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten. Hierbei ist zu unterscheiden: Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind lohn- und sozialversicherungsfrei. Fahrten mit anderen Verkehrsmitteln sind hingegen als Arbeitslohn lohn- und sozialversicherungspflichtig. Der Zuschuss zu den Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln erfolgt entweder durch den Ersatz der tatsächlich nachgewiesenen Kosten (Belege) oder durch das Zurverfügungstellen eines Fahrausweises (z.B. Jobticket).

Hat der Beschäftigte mehrere Arbeitsverhältnisse, so gilt bei der Berücksichtigung der Entfernungspauschale folgendes: die Entfernungspauschale ist für jeden Weg zur jeweils ersten Tätigkeitsstätte anzuwenden, jedoch nur, wenn der Arbeitnehmer innerhalb des Tages in seine Wohnung zurückkehrt. Ist dies nicht der Fall, so werden die jeweiligen Strecken zusammenaddiert. Der Ansatz ist jedoch auf die Hälfte der Gesamtstrecke (zu den jeweiligen Tätigkeitsstätten ohne Rückkehr in die Wohnung) begrenzt.

Spezialfall: doppelte Haushaltsführung:

Eine weitere Besonderheit besteht bei Beschäftigten , die eine doppelte Haushaltsführung haben. Viele der Arbeitnehmer kehren am Wochenende regelmäßig zu Ihrem Erstwohnsitz zurück. Andere hingegen bleiben dauerhaft am Zweitwohnsitz, ohne dass die Erstwohnung aufgegeben wird. Auf die Details der doppelten Haushaltsführung soll an dieser Stelle nicht näher eingegangen werden. Wichtig ist an dieser Stelle, dass dem Arbeitnehmer ein Wahlrecht zusteht: er kann die kompletten Kosten der doppelten Haushaltsführung (Unterkunftskosten, wöchentliche Familienheimfahrten etc.) geltend machen oder aber sämtliche Fahrtkosten für die tatsächlichen Fahrten zwischen dem Erstwohnsitz und dem Beschäftigungsort mit der Entfernungspauschale berücksichtigen.

Reisekostenabrechnung Spezialfall: keine erste Tätigkeitsstätte/ständig wechselnde Einsatzorte

Viele sind im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses dauerhaft auswärts tätig, haben also keine erste Tätigkeitsstätte (z.B. Bau- oder Montagearbeiter). Auch der Einsatz an ein und derselben Einsatzstelle begründet keine erste Tätigkeitsstätte, sofern der Arbeitgeber für Ihn keine solche Zuordnung vorgenommen hat.

Dies hat zur Folge, dass sämtliche Fahrten als beruflich veranlasste Fahrtkosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit zu beurteilen sind, mit der Konsequenz, dass diese sowohl mit der Hin- als auch Rückfahrt und 30 Cent anzusetzen sind.

Fährt der Arbeitnehmer zu ein und demselben Sammelpunkt, von wo aus die jeweilige Einsatzstelle angefahren wird (Sammelbeförderung) so gilt, dass für die Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers und dem Sammelpunkt lediglich die einfache Strecke als Fahrtkosten erstattet wird.

Überlassung eines Firmenwagens

Stellt der Arbeitgeber seinem Beschäftigten einen Firmenwagen zur Verfügung, welcher auch für private Zwecke sowie für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzen werden darf, so stellt dies seitens des Arbeitgebers eine Zuwendung dar, die als Arbeitslohn zu versteuern ist.

Hierbei ist zwischen den reinen Privatfahrten und den Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu unterscheiden:

• Die Privatfahrten werden mit der sog. 1%-Regelung (monatlich 1% des Bruttolistenpreises für das überlassene Fahrzeug) in der Lohnabrechnung berücksichtigt.
• Die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind zusätzlich monatlich mit 0,03% des Bruttolistenpreises je einfache Strecke der Lohnsteuer zu unterwerfen. Hierbei besteht die Möglichkeit die sog. Lohnsteuerpauschalierung (15% Lohnsteuer gem. § 40 (2) S. 2 Einkommensteuergesetz) in Anspruch zu nehmen. Bei der Berechnung geht man einfachheitshalber davon aus, dass der Arbeitnehmer an 15 Tagen im Monat die erste Tätigkeitsstätte aufsucht.

In der Einkommensteuererklärung kann der Arbeitnehmer sodann Werbungskosten in Höhe der Entfernungspauschale von 30 Cent je gefahrenen Kilometer geltend machen. Die o.g. Lohnsteuerpauschalierung ist übrigens auf die vorgenannte Entfernungspauschale begrenzt.

Fahrkosten bei Unternehmern / Selbstständigen

Hat der Unternehmer/Selbstständige kein betriebliches Fahrzeug, so kann er die ihm entstandenen Fahrtkosten, analog einem Arbeitnehmer, mit der Entfernungspauschale von 30 Cent als Betriebsausgaben erstatten.

Um die Arbeitnehmer nicht schlechter zu stellen, gilt bei der Berücksichtigung der Entfernungspauschale folgendes: jede ortsfeste Einrichtung des Unternehmers/Selbstständigen (z.B. extern angemietetes Büro) oder seines Auftraggebers, in der dieser seine Tätigkeit dauerhaft ausübt, gilt für ihn als Betriebsstätte, mit der Folge, dass die Kosten nur mit der einfachen Entfernung zu berücksichtigen sind. Diese Handhabung wurde auch vom BFH bestätigt. Alle anderen Fahrten (z.B. zu unterschiedlichen Kunden, zu Geschäftsbesorgungen, Geschäftstermine etc.) gelten als eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit und können mit der Hin- und Rückfahrt abgerechnet werden.

Fahrtkosten bei einem betrieblichen PKW:

Für Unternehmer und Selbstständige, die ein Fahrzeug zu mehr als 50% für Ihre betrieblichen bzw. beruflichen Zwecke nutzen, gilt, dass dieses sog. notwendiges Betriebsvermögen darstellt. Demnach können alle mit der Nutzung des Fahrzeuges anfallenden Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Zur Abrechnung gehören insbesondere Kosten für Tanken, Autowäsche, Autoreparatur, Versicherung, Steuern etc.. Wird das Fahrzeug geleast, so sind die Leasingraten vollständig als Betriebsausgaben absetzbar. Bei einer Darlehensfinanzierung stellen hingegen lediglich die Zinsen Betriebsausgaben dar. Gleichzeitig können jedoch über die Absetzung für Abnutzung (Werteverzehr) weitere Betriebsausgaben generiert werden.

Bei Vorhandensein eines betrieblichen Fahrzeugs geht der Gesetzgeber davon aus, dass der Unternehmer/Selbstständige das Fahrzeug auch privat nutzt. Diese Privatnutzung ist vom Steuerpflichtigen entsprechend zu versteuern.

Hierbei hat der Steuerpflichtige zwei Optionen:

• 1% Regelung
• Fahrtenbuchmethode

Ermittlung der Privatnutzung:

Die 1%-Regelung ist eine Vereinfachungsregelung, um die Besteuerung der Privatnutzung sicher zu stellen. Der Unternehmer/Selbstständige muss monatlich 1% vom Bruttolistenpreis seines Fahrzeugs dem Gewinn hinzurechnen. Umsatzsteuerrechtlich gilt die Privatnutzung des Fahrzeuges als eine Leistung gegen Entgelt, die der Umsatzsteuer zu unterwerfen ist. Dabei wird aus Vereinfachungsgründen ein Abschlag in Höhe von 20% für die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten (z.B. Versicherung, Steuern etc.) von der Bemessungsgrundlage abgezogen, sodass lediglich 80% der Umsatzsteuer zu unterwerfen sind. Liegen die tatsächlichen Fahrtkosten unterhalb des nach der 1%-Methode berechneten Wertes, so ist der Ansatz auf die tatsächlichen Fahrzeugkosten beschränkt (sog. Kostendeckelung).

Neben den rein beruflichen Fahrten ist der Unternehmer/Selbstständige ebenso zwischen seiner privaten Wohnung und seinem externen Büro/Betrieb unterwegs. Für diese Fahrten ist pauschal 0,03% des Bruttolistenpreises für jeden Kilometer Hinstrecke je Kalendermonat gewinnerhöhend anzusetzen. Davon abzuziehen ist im Gegenzug die Entfernungspauschale für je 230 Arbeitstage.

Alternativ kann der Unternehmer/Selbstständige die Privatnutzung anhand des Fahrtenbuches nachweisen. Dies lohnt sich immer dann, wenn die Privatnutzung weniger als 12% im Jahr beträgt. Bei der Fahrtenbuchmethode muss jede dienstliche und private Fahrt im Fahrtenbuch aufgezeichnet werden. Für die betrieblichen Fahrten sind insbesondere das Datum und der Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt, das Reiseziel sowie der Anlass der Fahrt dokumentiert werden.

Verpflegungsmehraufwendungen / Übernachtungskosten

Verpflegungsmehraufwendungen sind Aufwendungen für die Verpflegung, die den Unternehmern/Selbstständigen sowie den Arbeitnehmern im Rahmen einer ein- oder mehrtägiger Geschäftsreise erwachsen. Im Grundsatz gilt jedoch: die tatsächlichen Verpflegungskosten sind steuerlich nicht absetzbar. Vielmehr schreibt der Gesetzgeber sog. Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen vor. Diese betragen jeweils 12,- € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden sowie 24,- € bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden, § 4 (5) Nr. 5 Einkommensteuergesetz i.V.m. § 9 (4a) Einkommensteuergesetz.

Für Unternehmer/Selbstständige stellen die Verpflegungsmehraufwendungen sofort und in voller Höhe abziehbare Betriebsausgaben dar.

Bei Arbeitnehmern bestehen hinsichtlich der Berücksichtigung zwei Optionen:

Der Arbeitnehmer kann sich die Verpflegungsmehraufwendungen steuerfrei von seinem Arbeitgeber erstatten lassen. Alternativ kann er diese in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten steuermindernd berücksichtigen.

Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland:

Findet eine Dienstreise ins Ausland statt, so gelten die Verpflegungsmehraufwendungen des jeweiligen Landes. Bei mehrtägigen Dienstreisen , die in mehreren Ländern stattfinden ist zu unterscheiden:

Am Anreisetag ist die Pauschale des jeweiligen Landes anzuwenden, die der Steuerpflichtige vor Mitternacht erreicht. Am nächsten Tag ist die Pauschale des Landes anzuwenden, welches ebenso vor Mitternacht erreicht wird. Am Abreisetag ist die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Beispiel: 3-tätige Geschäftsreise: an Tag 1 kommt der Steuerpflichtige vor Mitternacht in Frankreich an. An Tag 2 führt er Kundengespräche durch und reist am gleichen Tag weiter nach Dänemark, wo er um 20:00 abends ankommt. An Tag 3 erfolgt nach Abschluss weiterer Gespräche die Abreise nach Deutschland. Für Tag 1. ist die kleine Pauschale (29,- €) von Frankreich anzuwenden. An Tag 2. ist die große Pauschale (58,- €) von Dänemark anzuwenden. Für Tag 3, ist die kleine Pauschale für Dänemark (39,- €) zu berücksichtigen.

Übernachtungskosten

Muss der der Arbeitnehmer im Rahmen seiner Auswärtstätigkeit übernachten und entstehen ihm hierfür beispielsweise Hotelkosten, kann er sich diese, analog oben, entweder steuerfrei auszahlen lassen oder in seiner Einkommensteuererklärung ansetzten.

Alternativ besteht die Möglichkeit, sich die sog. Übernachtungspauschale vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten zu lassen. Dies ist sowohl im In- als auch im Ausland fest vorgegeben.

Sind die Kosten für die Übernachtung höher als die Pauschale, kann der Arbeitnehmer die Differenz in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.

Bei einem Unternehmer/Selbstständigen stellen Übernachtungskosten sofort und in voller Höhe abziehbare Betriebsausgaben dar (ausgenommen die Verpflegungskosten, da hierfür die Verpflegungsmehraufwendungen gelten).

Aktuelle Rechtsprechung zum Thema Reisekosten / Reisekostenabrechnung

Urteil Abbruchunternehmen (Urteil v.11.03.2019, 9 K 1960/17):

Führt der Unternehmer für einen (einzigen) Auftraggeber Abbrucharbeiten durch und sucht er hierfür regelmäßig das Betriebsgelände seines Auftraggebers auf, so begründet er dort eine Betriebsstätte i.S.d. § 4 (5) S. 1 Nr. 6 Einkommensteuergesetz. Für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und dem Gelände seines Auftraggebers ist (lediglich) die Entfernungspauschale anzuwenden. Die Reisekostengrundsätze sind nicht anwendbar.

FG-Urteile Arbeitgeber-Sammelpunkt (FG Nürnberg v. 13.05.2016, 4 K 1536/15; FG Thüringen v. 05.12.2018, 1 K 594/16; FG Sachen v. 14.03.2017, 8 K 1870/16):

Mehrere Finanzgerichte haben sich mit dem Begriff des sog. Sammelpunktes beschäftigt. Der Tenor der Urteile war sehr vergleichbar: wird für den Arbeitnehmer ein fester Ort dauerhaft festgelegt, welchen dieser typischerweise arbeitstäglich aufsucht und erfüllt dieser Ort nicht die Kriterien einer ersten Tätigkeitsstätte, wird jedoch täglich angefahren, um von dort zu den unterschiedlichen Einsatzstellen zu gelangen, so gelten die Fahrten von der Wohnung des Arbeitnehmers zu diesem Sammelpunkt als Fahrten zwischen Wohnung und erste Tätigkeitsstätte. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitnehmer den Großteil seiner Arbeitstage den Sammelpunkt aufsucht, um von dort zu seinem jeweiligen Tätigkeitsort zu gelangen.

Urteil Pilot (Urteil v. 11.04.2019, VI R 40/16):

Piloten und Flugbegleiter, die von der jeweiligen Airline ein und demselben Flughafen zugeordnet werden und das Fluggelände zur Vor- oder Nachbereitung aufsuchen, begründen an diesem Flughafen eine erste Tätigkeitsstätte. Die Kosten von der Wohnung zum Flughafen sind nur mit der einfachen Strecke anzusetzen.

Urteil Polizist (Urteil v. 04.04.2019, VI R 27/17):

Sowohl das Finanzgericht als auch der BFH haben in einem Urteil entschieden, dass ein Polizist, der seiner Dienststelle hin und wieder aufsucht und im Anschluss fast ausschließlich im Außendienst tätig wird, begründet trotzt dessen eine erste Tätigkeitsstätte an seinem Dienstsitz, sodass die Kosten von der Wohnung zur Dienststelle lediglich mit der einfachen Entfernung zu berücksichtigen sind.

Urteil befristetes Arbeitsverhältnis, z.B. Leiharbeitnehmer (Urteil v. 10.04.2019, VI R 6/17):

Wurde der Arbeitnehmer für die Dauer seines befristeten Arbeitsverhältnisses einer festen Einrichtung zugeordnet, so begründet er dort eine erste Tätigkeitsstätte. Wird er im weiteren Verlauf einer weiteren Tätigkeitsstätte zugeordnet, kann diese nicht mehr auf die Dauer seines Arbeitsverhältnisses angelegt sein, mit der Konsequenz, dass die weitere Tätigkeitsstätte keine erste Tätigkeitsstätte begründet.